Generell gilt schon mal, dass wenn irgendetwas mal nicht passt, dass dann zumindest die manuelle Lösung immer möglich ist und diese auch immer passt.
Das automatische Eintragen von Terminen hat nur einen arbeitsorganisatorischen Vorteil (Zeit und sonstiger Aufwand). Wenn man es also unbedingt automatisch machen möchte, weil es z.B. sonst viele Termine einzutragen gäbe, wäre das eine Möglichkeit:
Beispiel:
- Der Kurs FRANCIS soll in geraden Wochen um MO + FR 13:30-15:00 und in ungeraden Wochen von DI + DO 09:00 -10:30 stattfinden.
- Geplant sind 60 Termine/120Stunden. Trainer sind A und B.
- Der Kurs soll am 1. Oktober beginnen
Vorüberlegung:
Rein rechnerisch sollten damit 30 Termine in die geraden und 30 Termine in die ungeraden Wochen fallen.
Nur ist das selten so, da durch Feiertage und andere Umstände Unschärfen eintreten können.
Vorgehensweise:
1. Kurs „Francis“ anlegen mit folgenden Werten:
- MO + FR 13:30-15:00
- Startdatum 1. Oktober
- Periodizität „gerade Wochen“
- Das ist jetzt wichtig!!: Anzahl der Termine 35 (weil eben nur etwa die eine Hälfte die gerade Wochen fällt, die andere ja in die ungeraden. Bei 35 Termine planen wir mal 5 Termine mehr als Puffer mit ein, so dass bis zu 5 Feiertage damit mit abgedeckt sind. Sie könnten auch 33 oder 40 oder so schreiben … Nachher lösen wir das auch wieder auf).
- Kurs aktualisieren lassen. Es werden daraufhin 35 Termine angelegt.
- Kursnummer notieren. Sagen wir im Beispiel mal die Kursnummer wäre „1334“.
2. einen zweiten Kurs anlegen mit Namen „Francis B“ mit folgenden Werten:
- DI + DO 09:00-10:30
- Trainer B
- Startdatum 1. Oktober (ja, auch hier das gleiche Startdatum verwenden!)
- Periodizität „ungerade Wochen“
- Das ist jetzt wichtig !! : Anzahl der Termine 35 ( … siehe oben …).
- Kurs aktualisieren lassen. Es werden daraufhin 35 Termine angelegt.
3. Sie haben jetzt also 2 Kurse: 1334 und 1335 und würden daraus gerne einen einzigen machen:
- Gehen Sie im Kurs Francis B (#1335) auf die Seite wo die Termine sind.
- Klicken Sie links auf den schwarzen Pfeil vor einem der Termine. Welcher ist egal.
- Sie gelangen damit auf den Tagesreport, und haben 35 gefundenen Datensätze, das sind nämlich dann alle Termine dieses Kurses.
- Klicken Sie oben links in das Feld wo die Kursnummer steht (#1334).
- Ändern Sie diese in 1335 ab, und achten Sie darauf, dass der Cursor weiter in diesem Feld steht!
- Wählen Sie den Fenstermenüpunkt: DATENSÄTZE -> „Feldinhalt ersetzen“, und klicken Sie einfach immer auf „ok“ wasimmer Ihnen angezeigt wird.
- Der Computer ändert nun die Kursnummer 1335 bei allen 35 Terminen in die Kursnummer 1334 um.
- Das Resultat ist: das sind nun nicht mehr Termine des Kurse 1335 sondern 1334. Genau so, wie Sie das wollten.
- Gehen Sie jetzt via MENUE -> KURSE zurück zum Kurs 1335. Stellen Sie diesen auf „storniert“, und löschen Sie ihn dann. Er wird nicht mehr gebraucht.
- Rufen Sie Kurs 1334 auf. Wenn sie sich dort die Terminliste anschauen, dann sehen Sie nun alle Termine, insgesamt 70 Stück. Klicken Sie nun oben links bei dem ERSTEN TERMIN auf den schwarzen Pfeil links davor.
- Sie landen wieder im Tagesbericht, und Sie haben 70 gefundene Datensätze (=Termine). Sie wollen aber nur 60 Termine.
- Drücken Sie die Tastenkombination STRG+E. Damit löschen Sie diesen Termin und haben nur noch 69 Datensätze.
- Machen Sie das so oft, bis Sie nur noch (die gewollten) 60 Datensätze haben.
- Gehen Sie zurück in den Kurs 1334. Stellen Sie dort von „nur gerade Wochen“ auf „regelmäßig ohne Berechnung“, damit man nicht durch unbedachtes Aktualisieren den ganzen Aufwand zunichte macht.
- Stellen Sie unten links nun auf 60 Termine und 120 Stunden. Theoretisch können Sie auch vorne noch den Wochenplan entspr. ändern, müssen Sie aber nicht.
Was wir genau genommen gemacht haben ist zwei annähernd hälftige Kurse anzulegen, sie zusammenzuführen und dann die Daten noch leicht zu überarbeiten.