Training per Videokonferenz verwalten

Wir betrachten Training per Videokonferenz vor allem als Training an einem dritten Ort. Wir haben damit systematisch 4 Trainingsorte:

  1. im Sprachcenter
  2. beim Kunden vor Ort
  3. in einer Videokonferenz
  4. in einem Selbstlernportal 24/7

 

Diese Betrachtungsweise impliziert natürlich damit auch, dass man theoretisch auf die Idee kommen kann zu sagen:

"Das Training kann stattfinden wo Sie wollen, und das kann sich von Termin zu Termin ändern."

Man hätte damit für Kunden eine sehr flexible Herangehensweise. Wenn der Kunde zeitweilig mal vom Homeoffice arbeitet, oder auf die Kinder aufpassen muss, oder nicht in die Stadt zum Sprachcenter fahren kann, weil zu viel Stau auf den Straßen ist ..., dann findet das Training dann eben einfach mal woanders statt.

Ein solches Szenario lässt sich leicht abbilden.

Im Kurs auf der Terminübersichtsseite können Sie für jeden Termin einen eigenen Raum eintragen. Wenn Sie auf den Pfeil links vor dem Termin klicken, können Sie sogar noch den Trainingsort verändern. Sie können dort in dem blauen Feld auch die Art verändern, zum Beispiel auf "via telephone" oder "video conference" stellen.

Leider sind Videokonferenzen nicht so eineindeutig, wie ds Präsenztraining (entweder bei uns oder beim Kunden). Folgende Ausprägungen können beim Videokonferenztraining auftreten:

a) wir stellen die Videokonferenz (richten sie ein), aber wir haben unbegrenzt viele Räume, so dass es keine Rolle spielt, welches Raum/Account wir dafür nutzen,

b) wir stellen die Videokonferenz, aber wir haben eine limitierte Anzahl an dazu zur Verfügung stehenden Räumen,

c) unser Trainer hat einen eigenen Account (z.b. Skype oder MS Teams) und wickelt das Training darüber ab, so dass wir es nicht verwalten müssen aber auch nicht können,

d) der Kunde stellt die Videokonferenz, so dass wir es nicht verwalten müssen aber auch nicht können.

e) die Videokonferenz macht die Benutzung eines physischen Klassenraums bei uns nötig, das der Trainer die Videokonferenz bei uns durchführt.

 

Das Konzept für die Verwaltung aller dieser Vorfälle ist eigentlich ganz einfach und gradlinig:

Fall 1: (im Sprachcenter) -> wir tragen uns als Unterrichtsort ein und tragen die Raumnummer ein (wie bisher).

Fall 2: (beim Kunden) -> wir tragen die Kundenadresse als Trainingsort ein und tragen ggfs. dessen Raumnummer ein, wenn sie uns bekannt ist (wie bisher).

Fall 3a/b/c/d: (beim Kunden) -> wir tragen uns als Unterrichtsort als Trainingsort ein

als Raum tragen wir ein:

a: SKYPE oder ZOOM oder SPREED oder MSTEAMS oder WEBEX, je nachdem welches System verwendet wird. Dadurch dass wir das System angeben, wissen wir in der Verwaltung auch, wo wir ggfs den Termin zu suchen haben, wenn wir ihn z.B. ändern müssen.

b: ZOOM01, ZOOM02, .... wenn wir nur eine begrenzte Anzahl an Räumen in diesem System gleichzeitig haben.

c: ZOOM TR oder SPREED TR, das "TR" zeigt uns, dass wir den Termin nicht in unseren Terminkalendern unserer Accounts finden können, dass aber auch die Sitzung keine unserer Kapazitäten beansprucht.

d: ZOOM EX oder SPREED EX etc. das "EX" zeigt uns, dass wir den Termin nicht in unseren Terminkalendern unserer Accounts finden können, dass aber auch die Sitzung keine unserer Kapazitäten beansprucht.

e: um einen Raum für eine solche Videokonferenz zu blockieren, weil wir da den Trainer reinsetzen müssen, können Sie mittels STRG+3 zusätzlich eine physische Raumreservierung vornehmen.

 

Im Terminkalender sind Videotrainings damit jederzeit eindeutig zu erkennen. Sie wissen auch genau wo der Termin in der Videokonferenzsoftware verwaltet wird.

 

Wir werden oft nach automatisiertem Abgleich mit Videokonferenzkalendern gefragt. Theoretisch ist so etwas möglich. Die Probleme stecken aber in vielen Details:

  1. alle Videokalender sind mit Zugangsbeschränkungen gesichert
  2. Manche legen Termine raumweise an, andere trainerweise
  3. man kann Kunden langfristig nicht alle auf ein bestimmtes System zwingen, d.h. man wird MS Teams, Zoom und vielleicht ein paar andere bedienen müssen. Damit muss das System also nicht nur mit einem Dienst verbunden werden sondern theoretisch mit vielen verschiedenen.
  4. Wenn Trainer ihren eigenen Zugang benutzen oder Kunden, dann ist ein Abgleich überhaupt nicht möglich.

In SPREED ist es denkbar einfach über die Funktion "import Kalender". Sofern das Sprachcenter SPREED als Videokonferenz einsetzt, können Datenbank und Videokonferenzsystem harmonisiert werden.

In Fällen von Zoom, MS Teams etc. müssen auf jedes einzelne Sprachcenter einzeln zugeschnittene  Java-Skripte geschrieben werden. Und je nach Umständen ist möglicherweise eine direkteAnbindung überhaupt nicht möglich.

 

Um dennoch die Verwaltung einfach zu halten, ist folgende Verfahrensweise empfehlenswert:

  1. tragen Sie die Videoräume so ein wie oben empfohlen
  2. Sie können nun am Tag gegen 14 Uhr den Terminplan von "morgen" aufrufen. An den Termin sehen Sie sowohl WO Sie die Termine im anderen System pflegen müssen ("SPREED", "ZOOM", "MSTEAMS") als auch, ob Sie das überhaupt können ("TR" oder "EX"). - Auf diese Weise ist eine Übertragung einfach und transparent.
  3. Nehmen Sie sich vor das immer einen Tag vorher zu etwas der gleichen Zeit zu machen, und drucken Sie dafür den Terminkalender des Tages aus der Datenbank aus.
  4. Haken Sie die Termine einzeln ab, und machen Sie Ihr Zeichen auf die Seite, wenn Sie fertig sind damit.
  5. Legen Sie eine Ordner an, und legen Sie einfach den fertigen Zettel dort immer obenauf ab. Damit haben Sie jederzeit eine klare Übersicht, was wann gemacht wurde.

Wenn Sie auf diese Weise vorgehen, sollten Videotrainings, gleich ob sporadisch oder wiederkehrend, eigene oder fremde Systeme, keine große Herausforderung für Sie und Ihre Verwaltung mehr sein.