Aufgabenstellung:

Ein an uns herangetragener Firmenkundenwunsch war, dass Termine, für die sich bereits so viele Teilnehmer entschuldigt haben, dass eine vereinbarte Mindestteilnehmerzahl damit unterschritten würde, von der Sprachschule automatisch abgesagt werden sollten.

Lösung:

Sie können unter Kurs aufrufen -> Layout „• Kurse“ -> Schalter „Firmeninfo“ einstellen, bei welcher Anzahl von Teilnehmern die automatisierte Absage stattfinden soll.

1- Ist das Feld leer, wird der Kurs nicht zur Überprüfung herangezogen.

2- Ist für einen Termin die Mindestanzahl von Teilnehmern durch Absagen nicht mehr zu erreichen, markiert der Computer den Termin als „abzusagen“. Dies wird im Hauptmenü als grüne Zahl im Bereich „Absagen“ angezeigt. Klickt man auf die grüne Zahl, werden einem alle heute und in den nächsten Tagen abzusagende Termine angezeigt. 

3- Dort kann man mittels entsprechender Schalter:

• alle Teilnehmer
• den Trainer
• die Kontaktperson in einer Firma
• alle zusammen

über die Absage per Email informieren.

Der dunkle Schalter unterhalb von „Status“ zeigt an, ob der Termin intern auch als „verschoben“ (oder ggfs. „abgesagt“) eingetragen ist. Wenn dort noch nichts steht, können Sie den Termin auf „verschoben“ stellen, in dem Sie auf den dunklen Schalter klicken ODER die Emails an die Teilnehmern senden.

ACHTUNG: für das System ist ENTSCHEIDEND, dass die Teilnehmer eine Absage-Email erhalten. Lassen Sie diese ausführen, wird der Termin automatisch auf verschoben gestellt. Sagen Sie nur dem Trainer und der Kontaktperson mittels Email bescheid, bleibt die automatische Absage aus.