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Kann man irgendwie zwei Adressen in der Adressdatei zusammenlegen ?

zusammenlegenDas Problem:

Es sollte nicht vorkommen, aber es tut es natürlich – man hat eine Adresse zwei mal angelegt, und nun sind auf beiden Kurse, Teilnehmer, Berichte oder Verträge angelegt. Das heißt, man kann nicht einfach eine der beiden Adressen löschen, sondern man müsste sie irgendwie zusammenbringen.

Die Lösung:

  1. In der Adressdatei den Command-Line-Befehl „zusammenlegen von Adressen“ aufrufen.
  2. Links in das rote Feld die Adress-ID der Adresse, die aufgelöst werden soll reinschreiben.
  3. Rechts in das bleue Feld die  Adress-ID der Adresse, die in Zukunft die gemeinsamen Daten tragen soll.
  4. Unten auf den Schalter »jetzt ausführen!« klicken.

Kann man irgendwie eine Liste machen, wer in einem bestimmten Zeitraum Geburtstag hat, damit man die Geburtstagskarten fertig machen kann?

Sie haben 2 Möglichkeiten:

a) Sie können die System-interne Geburtstagsgrüße-Funktion verwenden.

So geht’s:

MENUE -> CML-Befehl „Geburtstagskinder heute (F339)“ bzw. „Geburtstagskinder morgen (F339)“ oder „Geburtstagskinder übermorgen. (F339)“. Sie erhalten damit eine Liste, wer an diesen Tagen Geburtstag hat, und zwar: Teilnehmer, Kontaktpersonen in der Adressdatei oder Mitarbeiter/Trainer. Mit der Funktion „Geburtstagskinder übermorgen (F339)“ können Sie eigentlich gut arbeiten, wenn Sie Geburtstagskarten postalisch verschicken. Rufen Sie die Funktion einfach täglich auf, und bereiten Sie so die Postkarten für den nächsten Tag vor.

Die Funktion „Geburtstagskinder heute (F339)“ ist günstig, wenn Sie Geburtstagsgrüße als SMS oder Email verschicken. Dafür ist der Versand nämlich bereits integriert (Schalter oben rechts „Auto“). Bevor Sie diese allerdings auslösen, sollten Sie sich alle Einträge der Liste anschauen. Wenn Sie einem auf der Liste keine Grüße schicken wollen, klicken Sie einfach auf den Namen, und drücken Sie dann die Tastenkombination STRG+T, die Zeile wird dann ausgeblendet aus der Liste.

Wenn Sie die entsprechende Liste (z.B. Geburtstagskinder Teilnehmer, oder Geburtstagskinder Adressen/Kontaktpersonen) vor sich haben, können Sie einfach auf das Layout „• Teilnehmer“ (oder im Falle der Kontaktpersonen „• Adressen) stellen. Dort können Sie zwischen den Geburtstagskindern hin- und herumblättern und deren postalischen Adressen entnehmen. So können Sie die Karten also ohne großen Suchaufwand beschriften.

 

b) Sie können die Suche auch manuell durchführen.

So geht’s:

In die Teilnehmerdatei gehen und als Suchbegriff in das Geburtstagsfeld eingeben (z.B.): 31.03.*

Das Sternchen * bedeutet bei dieser Suche, dass Sie alle Datensätze suchen, deren Datum den 31.3. ausweist, gleich welches Jahr. Sie könnten so z.B. auch eingeben: *.03.*

In diesem Fall erhielten Sie alle Teilnehmer, die im März Geburtstag haben.

Bei den Kontaktpersonen finden Sie das Feld „Geburtstag“ unter MENUE ->Schalter „Adressen“ -> rechts außen in der Zeile der Kontaktpersonen auf den Schalter „»“ klicken, in welcher Zeile und bei welcher Adresse ist erstmal egal. Sie können dann die Suchfunktion auslösen (STRG+F) und in das Geburtstagsfeld oben genannte Suchanfragen eingeben. Bitte beachten Sie: Sie müssen das ggfs. tatsächlich 5x machen, nämlich bei „Person 1“, „Person 2″,“Person 3″,“Person 4″,“Person 5“ separat.

 

Kann man irgendwo nachsehen, welche Bescheinigungen oder Zertifikate man ausgestellt hat oder kann man die vielleicht sogar einsehen und neu drucken?

Die Antwort ist: „im Prinzip ja.“ – Würde man alle Bescheinigungen und Zertifikate als
Dokumente speichern, würde die Datei schnell sehr groß und unhandlich. Das ist aber gar nicht nötig, denn das System bietet Ihnen eine bessere Möglichkeit:

  1. Teilnehmer in Teilnehmerdatei aufrufen und unten auf „Bescheinigungen“ klicken,
  2. In der Zeile über der unteren Schalterleiste finden Sie einen vollen Report, welche Bescheinigung/Zertifikat wann und mit welchem Inhalt ausgefüllt wurde. Dort stehen z.B. auch die Abschlussnoten, wenn Sie diese in dem Zertifikat ausgewiesen haben.

Mit dieser Information können Sie nun jederzeit die Bescheinigung/das Zertifikat  neu ausstellen. Gleichzeitig belastet dies Ihre Datenbank in keiner Weise.

Wo und was muss ich hinterlegen, damit das System automatisch festlegt, ob ein Kunde eine Rechnung per Post oder Email bekommt?

Adressdatei

  1. in Adressdatei den Kunden aufrufen,
  2. dann oben über das Layoutmenü auf das Layout „Rechnungsinfo“ schalten,
  3. in das Feld „Anrede bei Email“ die Anrede schreiben, z.B. „Sehr geehrte Damen und Herren,“ sowie in das Feld „Emailadresse“ die Emailadresse eintragen, an die die Rechnung geschickt werden soll (achten Sie bitte auf korrekte Schreibweise und keine Leertasten oder Returns hinter der Emailadresse).

 

Immer wenn Sie nun einen Vertrag anlegen, stellt der Computer automatisch auf „Versand bei Email“ und trägt auch die genannte Anrede ein. Sie können diese Einstellung jedoch für jeden einzelnen Vertrag zurücknehmen/ändern. Sie können also ausnahmsweise einen bestimmten Vertag auch zurückstellen auf „Versand per Post“. Damit bleiben Ihnen also alle Möglichkeiten erhalten.

 

 

Wie kann man einen irrtümlich verschobenen Termin wieder zurücknehmen?

Problem:

Wenn Sie einen Kurstermin auf „abgesagt“ oder „verschoben“ stellen, dieser dann letztendlich aber doch stattfindet, stellt sich die Frage, wie man diesen Termin wieder reaktivieren kann.

 

Lösung:

  1. Kurs in Kursdatei aufrufen und unten auf den Schalter »Termine« klicken.
  2. Rechts in der Zeile des entsprechenden Termins auf das Wort »abgesagt« bzw. »verschoben« klicken und in dem folgenden Requester auf »ja« klicken.
  3. In das schwarze Kästchen klicken, wo »abgesagt« oder »verschoben« steht, es öffnet sich ein Pulldown-Menü mit Wahlvorgaben. Klicken Sie dort direkt noch einmal auf das Kästchen (egal welche Auswahl damit bestätigt wird), und drücken Sie dann direkt die Backspace-Taste (»<-«).
  4. Es ist zwar nicht zwingend nötig, aber wir empfehlen, dann auch die Felder wie „gesprochen mit“, „Grund der Terminänderung“ leer zu machen. In jedem Fall aber sollten Sie schauen, das im Feld „Trotz Absage Trainer entlohnen“ entweder „j“ oder nichts angekreuzt ist. (Sie können auch hier so verfahren, wie in Punkt 3 beschrieben).
  5. Klicken Sie nun auf den Schalter »zurück«, damit das System ggfs. den letzten Termin wieder aus der Terminliste entfernt (bei verschobenen Terminen).

Fertig.

Gibt es eine Übersicht, was ein Direktor of Studies (DOS) alles tun kann oder muss?

DOS_HB
Ja, es gibt ein eigenes DOS-Handbuch, in dem der Direktor of Studies alle Informationen gebündelt wiederfindet, inklusive eine Liste aller für ihn/sie sinnvollen Aktionen in der Datenbank.

Das DOS-Handbuch finden Sie als Datei „DOS.odt“ in unserer Dropbox „Ceear Dokumentation“ im Unterordner „für Mitarbeiter“.

 

Das odt-Format ist ein OpenOffice-Dokument. OpenOffice ist für alle Plattformen (Windows, Apple, Linux/Unix) verfügbar und kostenlos.

 

Hier der Link zu Open Office, wenn Sie diese Software benötigen.

 

Sie können das Dokument bearbeiten, also auch für Ihren eigenen DOS und Ihre eigene Arbeitsorganisation umschreiben.

Wie können wir feststellen, ob alle Teilnehmer auch mit einem gültigen Vertrag in den Kursen sitzen?

So erkennen Sie, ob ein Teilnehmer (noch) ohne Vertrag ist:

  1. Kursdatei aufrufen,
  2. Command-Line-Befehl „fehlende Vertragsnummer“ ausführen lassen,
  3. unten links auf den Schalter „Teilnehmer“ klicken.

 

Sie können nun durch die einzelnen Kurse blättern. Überall dort, wo ein roter Punkt in der Spalte „Vertrag“ angezeigt wird, fehlt die Vertragsinformation, entweder weil sie schlicht noch nicht eingegeben wurde oder weil es tatsächlich keinen Vertrag gibt.

 

So erkennen Sie, ob ein Vertrag obsolet ist:

  1. Kursdatei aufrufen,
  2. Command-Line-Befehl „fehlende Vertragsnummer“ ausführen lassen,
  3. unten links auf den Schalter „Teilnehmer“ klicken.

Sie können nun durch die einzelnen Kurse blättern. Überall dort, wo ein gelber Punkt in der Spalte „Vertrag“ angezeigt wird, ist der Vertrag als „beendet“oder „storniert“ oder die Anzahl der vertraglich zu leistenden Stunden ist erreicht bzw. überschritten.

 

Wie kann man einen Kurs eintragen, der im Wochenwechsel unterschiedliche Termine und/oder Trainer hat?

Generell gilt schon mal, dass wenn irgendetwas mal nicht passt, dass dann zumindest die manuelle Lösung immer möglich ist und diese auch immer passt.

Das automatische Eintragen von Terminen hat nur einen arbeitsorganisatorischen Vorteil  (Zeit und sonstiger Aufwand). Wenn man es also unbedingt automatisch machen möchte, weil es z.B. sonst viele Termine einzutragen gäbe, wäre das eine Möglichkeit:
Beispiel: 
  • Der Kurs FRANCIS soll in geraden Wochen um MO + FR 13:30-15:00 und in ungeraden Wochen von DI + DO 09:00 -10:30 stattfinden.
  • Geplant sind 60 Termine/120Stunden. Trainer sind A und B.
  • Der Kurs soll am 1. Oktober beginnen
Vorüberlegung:
Rein rechnerisch sollten damit 30 Termine in die geraden und 30 Termine in die ungeraden Wochen fallen.
Nur ist das selten so, da durch Feiertage und andere Umstände Unschärfen eintreten können.
Vorgehensweise:

1. Kurs „Francis“ anlegen mit folgenden Werten:

  • MO + FR 13:30-15:00
  • Startdatum 1. Oktober
  • Periodizität „gerade Wochen“
  • Das ist jetzt wichtig!!: Anzahl der Termine 35 (weil eben nur etwa die eine Hälfte die gerade Wochen fällt, die andere ja in die ungeraden. Bei 35 Termine planen wir mal 5 Termine mehr als Puffer mit ein, so dass bis zu 5 Feiertage damit mit abgedeckt sind. Sie könnten auch 33 oder 40 oder so schreiben …  Nachher lösen wir das auch wieder auf).
  • Kurs aktualisieren lassen. Es werden daraufhin 35 Termine angelegt.
  • Kursnummer notieren. Sagen wir im Beispiel mal die Kursnummer wäre „1334“.
2. einen zweiten Kurs anlegen mit Namen „Francis B“ mit folgenden Werten:
  • DI + DO 09:00-10:30
  • Trainer B
  • Startdatum 1. Oktober (ja, auch hier das gleiche Startdatum verwenden!)
  • Periodizität „ungerade Wochen“
  • Das ist jetzt wichtig !! : Anzahl der Termine 35 ( … siehe oben …).
  • Kurs aktualisieren lassen. Es werden daraufhin 35 Termine angelegt.
3. Sie haben jetzt also 2 Kurse:  1334 und 1335 und würden daraus gerne einen einzigen machen:
  • Gehen Sie im Kurs Francis B (#1335) auf die Seite wo die Termine sind.
  • Klicken Sie links auf den schwarzen Pfeil vor einem der Termine. Welcher ist egal.
  • Sie gelangen damit auf den Tagesreport, und haben 35 gefundenen Datensätze, das sind nämlich dann alle Termine dieses Kurses.
  • Klicken Sie oben links in das Feld wo die Kursnummer steht (#1334).
  • Ändern Sie diese in 1335 ab, und achten Sie darauf, dass der Cursor weiter in diesem Feld steht!
  • Wählen Sie den Fenstermenüpunkt: DATENSÄTZE -> „Feldinhalt ersetzen“, und klicken Sie einfach immer auf „ok“ wasimmer Ihnen angezeigt wird.
  • Der Computer ändert nun die Kursnummer 1335 bei allen 35 Terminen in die Kursnummer 1334 um.
  • Das Resultat ist: das sind nun nicht mehr Termine des Kurse 1335 sondern 1334. Genau so, wie Sie das wollten.
  • Gehen Sie jetzt via MENUE -> KURSE zurück zum Kurs 1335. Stellen Sie diesen auf „storniert“, und löschen Sie ihn dann. Er wird nicht mehr gebraucht.
  • Rufen Sie Kurs 1334 auf. Wenn sie sich dort die Terminliste anschauen, dann sehen Sie nun alle Termine, insgesamt 70 Stück. Klicken Sie nun oben links bei dem ERSTEN TERMIN auf den schwarzen Pfeil links davor.
  • Sie landen wieder im Tagesbericht,  und Sie haben 70 gefundene Datensätze (=Termine). Sie wollen aber nur 60 Termine.
  • Drücken Sie die Tastenkombination STRG+E. Damit löschen Sie diesen Termin und haben nur noch 69 Datensätze.
  • Machen Sie das so oft, bis Sie nur noch (die gewollten) 60 Datensätze haben.
  • Gehen Sie zurück in den Kurs 1334. Stellen Sie dort von „nur gerade Wochen“ auf „regelmäßig ohne Berechnung“, damit man nicht durch unbedachtes Aktualisieren den ganzen Aufwand zunichte macht.
  • Stellen Sie unten links nun auf 60 Termine und 120 Stunden. Theoretisch können Sie auch vorne noch den Wochenplan entspr. ändern, müssen Sie aber nicht.
Was wir genau genommen gemacht haben ist zwei annähernd hälftige Kurse anzulegen, sie zusammenzuführen und dann die Daten noch leicht zu überarbeiten.

Wie kann ich mich vom System warnen lassen, wenn ein bestimmtes Level oder Buchende erreicht wurde?

KursmarketingEs kann vorkommen, dass es wichtig für Sie ist, in einem Kurs informiert zu werden, wenn der Kurs/Teilnehmer ein bestimmtes Niveau oder eine bestimmte Lektion erreicht. Gründe dafür können sein:

 

  • Sie möchten rechtzeitig informiert sein, wenn ansteht, in diesem Kurs neue Bücher (Nachfolgebücher zu bestellen und auszuhändigen),
  • Sie haben dass Erreichen eines bestimmen Niveaus zugesagt,
  • bei Erreichen eines bestimmten Niveaus können Teilnehmer einen bestimmten Test absolvieren,
  • u.v.m.

 

Damit Sie nicht jeden Tag dran denken müssen oder sich einen Termin in Ihren Terminkalender legen müssen, der aber nicht präzise sein kann, der er ja den Kursfortschritt und die Termine nicht berücksichtigen kann, bietet Ihnen das System eine andere Möglichkeit, diesen Punkt sicher und effektiv zu berücksichtigen. Und so geht’s:

 

  1. entsprechenden Kurs in der Kursdatei aufrufen
  2. im Layoutmenü (siehe Schaubild Schritt 1) auf Marketing (Kurs) stellen,
  3. im Bereich „Bullets“ -> „ja“ anklicken und die entsprechende Material-ID und Lektion bzw. das Niveau eintragen.

 

Sie werden nun, je nachdem was Sie angekreuzt haben, Im Tagesbericht oder per Mail über das Erreichen des Zielniveaus oder der Lektion informiert.

 

Wie kann ich anderen Sprachschulen im Verbund die Möglichkeit geben, Kurse einzusehen und zu pflegen?

franchiseterminal

Sie können:

  • Alternative 1:
    einer entfernten Sprachschule die Möglichkeit geben, jederzeit den Fortschritt unddie aktuelle Situation eines Kurses einzusehen, zum Beispiel weil diese Sprachschule Sie beauftragt hat oder weil der Endkunde eine zentrale Verwaltung von Kursen wünscht,
  • Alternative 2:
    selbst jederzeit den Fortschritt und die aktuelle Situation eines Kurses einsehen, den eine entfernte Sprachschule für Sie durchführt.

Um einer entfernten Sprachschule die Möglichkeit einzuräumen, müssen Sie 3 Dinge tun.

In der Adressdatei:

  1. die Adresse muss im Feld „Art der Adresse“ auf „Franchisepartner“ stehen haben,
  2. die Adresse muss einen Security Code haben,
  3. rechts außen bei Security Code muss der „Range“ auf „Franchise-Netzwerk“ stehen.

 

Sie können die Rechte des Einblicks jederzeit auch wieder entziehen, indem Sie den Security Code entfernen.

Sie können, auch wenn die Rechte generell erteilt sind, kursweise die Rechte auch entziehen (Kurse -> Layout „Interna“ -> Feld „Freigabe Franchise“ leer machen).

Ihr Partner braucht übrigens nur einen Internet-Browser und Internet-Zugang. Er braucht keine CeeAr Datenbank. Vollständige Dokumentationen für beide Seiten, also für Sie wie für den Franchisepartner, finden Sie in unserer Dropbox.