CourseBase

Was ist der beste/schnellste Weg Teilnehmerzertifikate und Zeugnisse auszustellen?

A. Ein Kurs läuft aus, allen Teilnehmern soll eine einfache Teilnahmebescheinigung OHNE individuelle Benotung ausgestellt werden:

  1. Kurs aufrufen
  2. auf den Schalter „Teilnehmer“ klicken
  3. unten rechts den Zeitraum eintragen
  4. die Zertifikatsvorlage auswählen
  5. auf „herstellen“ klicken.

B. Ein Kurs läuft aus, für alle Teilnehmer soll ein Zertifikat MIT individueller Benotung ausgestellt werden:

  1. kopieren Sie sich die Kursnummer
  2. gehen Sie zu MENUE -TEILNEHMER- > KURSE ->  und aktivieren Sie dann die Suchfunktion STRG+F
  3. Alternative 1: Sie wollen ALLEN Teilnehmern des Kurses ein Zertifikat ausstellen, dann geben Sie die Kursnummer unten links unter der Spalte „Kurs“ in das zweite Feld von links ein und führen die Suche aus,
  4. Alternative 2: Sie wollen nur den aktuell am Kurs teilnehmenden Personen ein Zertifikat ausstellen, dann geben Sie die Kursnummer weiter rechts unter „derzeit teilnehmend“ ein (3. Feld von links)
  5. Klicken Sie nun unten auf BESCHEINIGUNGEN
  6. geben Sie den Zeitraum ein
  7. wählen Sie die Zeugnisart aus
  8. legen Sie fest, ob sich die Bescheinigung auch über frühere Kurse erstrecken soll
  9. klicken Sie auf den entsprechenden Kurs in der dargestellten Kursliste
  10. tragen Sie unten rechts die individuellen Ergebnisse des Teilnehmers ein
  11. klicken Sie auf „drucken“, um das Zeugnis zu drucken. Die Erstellung des Zertifikats, samt der individuellen Ergebnisse, wird von dem System in die Historie der Bescheinigungen geschrieben, damit Sie auch später feststellen können, was Sie dem Teilnehmer wann in welcher Form bescheinigt haben.
  12. klicken Sie auf ZURÜCK
Sie können nun einfach zum nächsten Teilnehmer blättern und auf den Kurs klicken (vgl. o.g. Punkt 10), um das nächste Zeugnis herzustellen. Auf diese Weise können Sie schnell viele Zeugnisse für einen Kurs herstellen.
WICHTIG:
Damit die Ausweisung des aktuellen Niveaus und des entsprechenden Bescheinigungstextes automatisch erscheint, müssen 4 Dinge gewährleistet sein:
  • der Trainer muss in den Leistungsnachweisen die Material-ID und die Lektion regelmäßig und korrekt eingetragen haben
  • das Material muss in der Materialdatei eingetragen sein, und unter KEYPOINTS muss jeder Lektion des Materials eine Niveaustufe zugeordnet sein (Spalten „Unit“, „Level“ und „ERF“)
  • jeder Lektion des Materials muss ein Bescheinigungstext zugeordnet sein (Spalte „Cert.“). Wenn Sie nur einen einzigen Text für alle Levels verwenden wollen, dann reicht es, überall die „1“ einzutragen. Wir empfehlen über das Material hinweg 4 verschiedene Bescheinigungstexte zu verwenden, je nachdem, ob ein Teilnehmer im 1. Viertel, bei der Hälfte, bei Dreiviertel oder zu Ende des Materials angekommen ist. Dafür benötigen Sie allerdings dann auch bis zu 4 unterschiedliche Bescheinigungstexte
  • unter MENUE -> Material -> Bescheinigungstexte müssen entsprechende Bescheinigungstexte hinterlegt sein.

C. Sie wollen einem Teilnehmer individuell für einen bestimmten Zeitraum ein Zertifikat ausstellen (z.B. für das Finanzamt o.ä.)

  1. Teilnehmer in der Teilnehmerdatei aufrufen
  2. unten auf den Schalter „Bescheinigungen“ klicken
  3. geben Sie den Zeitraum ein
  4. wählen Sie die Bescheinigungsart aus
  5. legen Sie fest, ob sich die Bescheinigung auch über frühere Kurse erstrecken soll
  6. klicken Sie auf den entsprechenden Kurs in der dargestellten Kursliste
  7. tragen Sie ggfs. unten rechts die individuellen Ergebnisse des Teilnehmers ein
  8. klicken Sie auf „drucken“, um das Zeugnis zu drucken. Die Erstellung des Zertifikats, samt der individuellen Ergebnisse, wird von dem System in die Historie der Bescheinigungen geschrieben, damit Sie auch später feststellen können, was Sie dem Teilnehmer wann in welcher Form bescheinigt haben.
  9. klicken Sie auf ZURÜCK

 

D. Einem Teilnehmer soll ein altes, früher einmal gegebenes, Zertifikat noch einmal ausstellen.

  1. Teilnehmer in der Teilnehmerdatei aufrufen
  2. unten auf den Schalter „Bescheinigungen“ klicken
  3. unterhalb der Kursliste finden Sie eine abgesetzte Zeile. In diesem Feld wird jede Bescheinigungsausgabe automatisch mutprotokolliert, inklusive der Bescheinigungsart, dem Ausstellungsdatum und den individuellen Ergebnissen. Aus diesen Angaben können Sie das Zertifikat nachstellen und noch einmal ausstellen.

 

Wie kann ich bei einer Trainerabrechnung Sonderzahlungen (einmalig oder wiederkehrend) hinzufügen?

Sie wollen auf der Abrechnung eines Trainings noch zusätzliche Positionen aufführen und wertmäßig addieren lassen. So geht’s:

 

  1. Wenn Sie die Trainerabrechnung ausführen lassen, dann lassen Sie sich die F91 des Trainers anzeigen.
  2. Klicken Sie auf „fortsetzen“ dann auf „korrigieren“.
  3. Sie können jetzt unten unter der Aufstellung bis zu 4 zusätzliche Positionen aufführen.

 

Das war’s!

Wie kann ich die Raumauslastung meiner Sprachschule für gewisse Tageszeiten über variable Perioden und Uhrzeiten überwachen?

F27Um Ihnen bei der Raumplanung mehr Möglichkeiten bei der Bewertung der Kapazitäten zu geben, haben wir einige Funktionen der Raumauslastungsberechnung nun auf einem einzigen Abfragefenster zusammengefasst.

So erreichen Sie die Abfrage:

  • MENUE -> Command-Line-Befehl „Raumauslastung F27“ aufrufen

Das können Sie einstellen:

  • Sie können einen gesamten Zeitraum festlegen (letzter Monat, letztes oder dieses Jahr oder jede anderen frei definierbaren Zeitraum),
  • in diesem Zeitraum können Sie zeitlich den ganzen Arbeitstag oder auch nur Ausschnitte daraus anschauen (also z.B. nur den Bereich für Abendkurse, also ca. 16:45 Uhr bis vielleicht 23 Uhr),
  • Sie können diese Ansicht auf bestimmte Wochentage reduzieren (also z.B. nur den Montag, oder Montag und Donnerstag o.ä.),
  • und letztendlich können Sie diese Anfrage auf einen einzigen Raum oder auf alle Räume ausdehnen.

Folgende Fragen lassen sich damit klären:

  • Ist ein bestimmter Raum an einem bestimmten Wochentag in einem Zeitraum zu gewissen Uhrzeiten frei (Beispiel ist vom 1.4.2015 bis zum 31.7.2015 der Raum 5 montags und donnerstags zwischen 17:00 und 19:00 Uhr frei)?
  • Wie groß ist die Auslastung unserer Räume in diesem Monat in den Abendstunden?
  • Wie groß war die Auslastung aller unserer Räume im letzten Monat/Jahr?

u.v.m.

Wie lässt sich am besten ein Training mit Telefontraining, Videokonferenz-Training, Email-Training, iOL etc. verwalten?

Eines der Probleme, die es zu bedenken gilt, ist der Stundentakt. Früher war es so, dass man beim Face-to-Face-Training (Präsenztraining) zwar unterschiedliche Stundentakte haben konnte, die waren aber dann zumindest für den betreffenden Kurs regelmäßig, also z.B. 45 Minuten oder 60 Minuten = 1 Trainingsstunde.

In den letzten Jahren hat sich eine Menge getan, und der Stundentakt ist kein festes Dogma mehr. Unsere Empfehlungen sind z.B.

  • für Telefontraining 15 oder 20 Minuten als Einheit
  • für Videokonferenztraining 15, 20, 30, 45 oder 60 Minuten als Einheit
  • für Präsenztraining Ihre Standards, meistens also 45 oder 60 Minuten
  • für Emails nach Anzahl, nicht nach Zeit
  • für online-Lernplattformen monatlich (Kalendermonat)

Sie sollten also, wenn Sie Telefontraining und Präsenztraining anbieten, schauen, dass sich die Telefontraining-Einheiten mit den Präsenztraining-Einheiten „vertragen“.

Beispiel: Telefontraining = 15 Min. Präsenzraining = 45 Min. => 3x Telefontraining = 1 Präsenztraining

Telefontraining = 20 Min. Präsenzraining = 60 Min. => 3x Telefontraining = 1 Präsenztraining

Auf diese Weise können Sie dann einen einheitlichen Stundentakt vergeben, die Teileinheiten bilden nämlich wieder eine passende Gesamtmenge ohne Rest. Beispiel:

Sie haben verkauft:

  • 10 x F2F-Termine (Präsenztraining) à 45 Min.
  • 15 x Telefontraining
  • 5 x Videokonferenz-Training

Sie können also in die Kursdatei eintragen:

  • Stundentakt = 45 Min.
  • F2F = 10
  • TEL = 15
  • VID = 5
  • Anzahl Termine = 30
  • Anzahl Stunden = 20 Trainingsstunden (10 x 45 Min + 5 x 45 Min + 15 x 15 Min (entspricht 5 x 45Min.)

Auf diese Weise ist es Ihnen möglich, jede beliebige Kombination von Trainingsmöglichkeiten nahtlos in das System zu integrieren.

Termine, die als Telefontraining oder Videokonferenztraining gegeben werden, können Sie entsprechend markieren, indem Sie im Kurs auf der Terminseite auf den kleine schwarzen Pfeil links vor dem Termin klicken und dann in dem blauen Feld auswählen, um was für eine Trainingsform es sich dabei handelt.

Das müssen Sie aber grundsätzlich überhaupt nur dann tun, wenn Sie in einem Kurs eine Mischform fahren. Dann nämlich kann der Computer nicht mehr automatisch erkennen, wann es sich um welche Form handelt. Wenn das gesamte Training nur aus Videokonferenz-Training besteht oder aus Telefontraining, dann müssen Sie keinerlei Spezifizierungen vornehmen, sondern das nur auf der Startseite des Kurses unter „Kursart“ einmalig für diesen Kurs einstellen.

Wie kann man bei einer Rechnung, die, weil sie als Sammelrechnung vorbereitet ist, trotzdem mit einer Rechnungsnummer versehen lassen und quasi außerplanmäßig verschicken?

Problem:

Sie haben einen oder mehrere Verträge eines Kunden auf „Sammelrechnung“ stehen. Das heißt in der Konsequenz, wann immer vom System aus eine Rechnung für diese angelegt wird, trägt sie keine Rechnungsnummer, weil sie ja schließlich wieder aufgelöst wird und in die Sammelrechnung mit einfließt.

Jetzt möchten Sie aber zum Beispiel die Bücher separat in Rechnung stellen und schon bezahlt haben. Erzeugen Sie aber die Materialrechnung aus dem Vertrag heraus, vergibt das System weiterhin keine Rechnungsnummer, schließlich ist das ja eigentlich die Vereinbarung.

Lösung:

Lassen Sie die Rechnung erstellen. Wenn Sie auf dem Basislayout der Rechnung sind, entfernen Sie die Vertragsnummer oben rechts, und klicken Sie dann unten links auf den Schalter „Rechnung“.

Es wird nun eine Rechnungsnummer vergeben, und die Rechnung wird angezeigt.

Tragen Sie dort wieder die Vertragsnummer ein.

Das war’s.

Gibt es eine Möglichkeit, die Räume nur für einen bestimmten Zeitraum am Tag neu berechnen zu lassen?

Ja, den gibt es.

 

Wenn Sie den Terminplan aufrufen (z.B. durch STRG+1) haben Sie oben die Zeitskala von 7:00 Uhr bis 22:00 Uhr. Wenn Sie dort auf z.B. die Uhrzeit 14:00 Uhr klicken, dann zeigt das System Ihnen nur noch Kurse, die für den Zeitraum ab 14:00 Uhr noch relevant sind. Kurse also, die vorher bereits beendet sind, verschwinden aus der Liste.

Wenn Sie nun die Raumplanung durchführen lassen, erstreckt sich diese nur noch auf die Termine ab 14:00 Uhr.

 

Sie könnten sogar noch individuell Termine ausblenden. Wenn Sie z.B. die Termine ab 20:00 Uhr auch von der Liste entfernt haben wollen, dann gehen Sie einfach ans Ende des Terminplans, klicken auf den Balken des letzten Kurses, und drücken die Tastenkombination STRG+T.

Wie Sie sehen, ist damit der Termin aus der Liste ausgeblendet. Auf diese Weise können Sie auch die Kurse mit Relevanz am 20:00 Uhr ausblenden. zurück bleiben dann die Kurse im Zeitraum, den Sie neu berechnet haben wollen.

 

Der häufigste Fall wird allerdings der zuerst genannte sein, nämlich dass man z.B. am Nachmittag nur noch die heute noch stattfindenden Kurse neu verteilt haben möchte, z.B. weil plötzlich ein bestimmter Raum nicht mehr zur Verfügung steht oder ein bestimmter Raum außerplanmäßig genutzt werden muss, weil da z.B. ein Beamer vorhanden ist o.ä.

Kann man die Teilnehmerliste in einem Kurs „aufräumen“, wenn dort zuviele Teilnehmer stehen, die schon längst ausgeschieden sind?

Im Prinzip ja 🙂

Was Sie machen können ist folgendes:

Am Ende eines Jahres können Sie die Kurse aufrufen, bei denen Sie die Teilnehmerliste „aufgeräumt“ haben möchten. Wenn Sie einen solchen Kurs in der Kursdatei vor sich haben, wählen Sie einfach den Command-Line-Befehl „in Jahreskurse aufspalten“ aus, und der Computer macht folgendes

  • er legt einen neuen Kurs an mit dem bestehenden Kursnamen. Der alte Kurs erhält als Namenszusatz das Kalenderjahr, also z.B. wenn Sie einen Kurs „Mallorca“ haben, dann bekommt der zum Jahresende abgeschlossene Kurs den Namen „Mallorca 201x“. Der neue Kurs behält den Namen „Mallorca“,
  • im alten Kurs „Mallorca 201x“ bleiben alle Teilnehmer so eingetragen wie sie waren, und der Kurs behält alle Termine bis Ende des Kalenderjahres,
  • der neue Kurs behält den bekannten Kursnamen, er erhält nur die Termine, die im neuen Jahr oder später liegen und nur die Teilnehmer, die jetzt oder in Zukunft für diesen Kurs relevant sind,
  • im alten Kurs wird der neue Kurs als „Folgekurs“ eingetragen,
  • Materialien, Ausgabedatum der Materialien sowie alle Leistungsdaten bleiben selbstverständlich erhalten.

 

Auf diese Weise können Sie also aus einem Kurs, der über Jahre läuft, Jahreskurse machen, so dass weder die Stundenzahl astronomisch anwächst noch die Teilnehmerliste unübersichtlich wird.

Selbstverständlich berücksichtigt der Computer bei der Bescheinigungserstellung auf Wusch alle vorherigen Kurse mit, so dass Sie auch hier keine Einbußen bei der Verwendung haben.

 

Die Funktion „in Jahreskurse aufspalten“ kann nur in den Monaten Dezember oder Januar ausgeführt werden. Wird sie im Januar ausgeführt, funktioniert sie so, als wäre es noch Dezember des Vorjahres.

 

Mit den Jahreskursen behalten Sie trotzdem weiterhin auch Übersicht über die gesamte Historie. Wenn Sie im Bereich „Folgekurs“ auf den linken Pfeil klicken, gelangen Sie auf den vorherigen Kurs (analog bei dem rechten Schalter analog den nachgeschalteten Kurs). So erreichen Sie also per Knopfdruck Mallorca -> Mallorca 2015 ->Mallorca 2014 -> Mallorca 2013 -> …

 

ACHTUNG:  Die Funktion kann aus Sicherheitsgünden nur von einem Konto mit der Berechtigungsklasse „Direktor“ oder „Geschäftsführung“ ausgelöst werden.

Gibt es eine Möglichkeit, einem Teilnehmer (Kunden) nur die Stunden in Rechnung zu stellen, an denen er tatsächlich anwesend war, zum Beispiel auch in offenen Kursen (Konversationskursen)?

Problem:

Sie möchten mit Teilnehmern eine Sondervereinbarung treffen, der Art dass diese nur dann Stunden bezahlen müssen, wenn sie auch tatsächlich an einem Termin teilnehmen. Dabei handelt es sich aber nicht um Einzeltraining, sondern um einen Gruppenkurs, nämlich einen Konversationskurs.

Bisher gab es keine Möglichkeit, solche Anmeldungen in Gruppenkurse auf „nur berechnen wenn teilgenommen“ zu begrenzen. Dies ist nun möglich.

 

Lösung:

  1. Vertrag aufrufen in Vertragsdatei,
  2. unten links auf »Details« klicken,
  3. oben links „ausnahmsweise nur anwesend berechnen“ anklicken.

 

Diese Einstellung funktioniert systemweit, heißt nicht nur werden die IST-Stunden des Vertrags entsprechend ermittelt, sondern auch die Übersichten „vergangene Termine dieses Vertrags“ oder die Rechnungsstellung ist dabei eingebunden, insofern können Sie die Funktion also in jeder erdenklichen Richtung vollständig nutzen.