CourseBase

Trainersätze (und Fahrtkosten) rückwirkend (oder nachträglich) ab einem bestimmten Geltungsdatum ändern

Problem:
Ab und zu kann es vorkommen, dass es notwendig wird, den Trainersatz, also den Betrag, den man einem Trainer pro Trainingseinheit bezahlt, rückwirkend ab einem bestimmten Datum zu ändern.Zum Beispiel, wenn man den Trainersatz beim Einrichten des Kurses falsch eingegeben hat oder ein man sich irgendwann mit dem Trainer für diesen Kurs auf einen anderen Satz einigt …

Lösung:

  1. Rufen Sie den Kurs in der Kursdatei auf.
  2. Klicken Sie auf den Schalter „Interna“.
  3. Geben Sie im Bereich Trainersatz rechts das Datum ein, ab dem die neue Regelung gelten soll.
  4. Klicken Sie auf „Do it!“

Wie kann ich am einfachsten Kunden für Weihnachtskarten und Weihnachtspräsente markieren und vielleicht auch drucken?

Normalerweise bräuchten Sie nur Folgendes zu machen:

  1. gehen Sie zu MENUE -> ADRESSEN
  2. klicken Sie auf den Schalter „»EMAIL“ (rechts etwas auf halber Höhe auf dem Layout)
  3. geben Sie im Bereich Standardmailing von links nach rechts ein: 1. Feld nichts 2. Feld „alle“ 3. Feld nichts 4. Feld „Weihnachtspräsent“ (selbstverständlich könnten Sie in den Feldern 1 und 3 die Suche auch weiter einschränken)
  4. klicken Sie nun auf „suchen“

Sie sehen nun an wie viele Adressen Sie Weihnachtspräsente leisten wollen. Die Personen sind drüber hinaus oben in der Liste der Kontaktpersonen mit „•“ markiert.

Sie können auf diese Weise auch Weihnachtsemails (statt Karten) generieren.

 

Für Sprachschulen mit „multiple Mailshot“-Funktion:

  1. MENUE -> Schalter „Mailshot“ oben rechts neben ADRESSEN
  2. Schalter „Adressen importieren“ klicken
  3. „mit •“ auswählen

Sie erhalten eine Liste aller Personen, die eine Weihnachtskarte (oder ein Weihnachtspräsent; je  nachdem was Ihr Suchkriterium war) bekommen sollten.

 

Voraussetzung ist allerdings, dass die Kontaktpersonen in der Adressdatei überhaupt entsprechend markiert wurden. So markieren Sie Kontaktpersonen für Weihnachtspräsente und/oder Weihnachtskarten:

  1. gehen Sie zu MENUE -> ADRESSEN
  2. klicken Sie unten bei der Liste der Kontaktpersonen bei der Person, die eine Karte oder ein Geschenk erhalten soll, auf den Schalter „>>“
  3. rechts außen können Sie unter „erlaubte Kontakte“ ankreuzen, was die Kontaktperson erhalten soll.

 

Wie kann ich am besten einen Trainer für einen Kurs planen?

a7014Problem:

Sie planen einen neuen Kurs und suchen nun einen Trainer, der

  • im genannten Zeitraum auch Trainer in der Sprachschule ist (also nicht erst später einsteigt oder das Unternehmen vor geplantem Kursende verlässt) [MENUE -> Personal -> Eingang -> „Austritt“/“Eintritt“],
  • grundsätzlich eigentlich für die geplanten Tage und Zeiten einsetzbar sein (also keine Tage oder Zeiten, wo der Trainer bereits gesagt hat, dass er an diesen Tagen oder diesen Zeiten GRUNDSÄTZLICH nicht kann) [MENUE -> Personal -> Eingang -> Urlaub/Abw. -> oben links die Tabelle],
  • für keinen der Termine und Zeiten bereits Urlaub oder eine sonstige Abwesenheit mitgeteilt hat [MENUE -> Personal -> Eingang -> Urlaub/Abw. -> rechts die Tabelle],
  • nicht bereits schon Termine in Kursen hat, die mit diesem Terminplan kollidieren würden.

 

Lösung:

Menue -> Kurse -> Kurs aufrufen -> unten auf „Termine“ klicken -> auf „Trainer suchen“ klicken -> oben auf den blauen Schalter „EIN Trainer für alle Termine“ klicken.

 

Anbei ein Verlaufsplan, der Ihnen alle Möglichkeiten darstellt.

 

Wie kann ich den Umsatz, den ich mit einem Unternehmen in einem gewissen Zeitraum mache, herausfinden?

Problem:

Für Kundengespräche (Rabattgespräche) möchte man wissen, wie viel Umsatz man mit einem Unternehmen im Quartal oder Jahr gemacht hat.

 

Lösung:

  1. Adresse in Adressdatei aufrufen
  2. unten auf den Schalter „Rechnungen“ klicken
  3. wenn: keine Rechnung angezeigt wird, ist der Umsatz grundsätzlich €0,00
  4. sonst: Adress-ID kopieren (CTR+C)
  5. Suchfunktion aktivieren (CTRL+F)
  6. in das Adress-ID-Feld die Adress-ID einfügen (CTR+V)
  7. oben links im Feld „Datum“ den Zeitraum eingeben, z.B. „01.01.2015…31.12.2015“  (auch jeder andere Zeitraum möglich)
  8. Suchfunktion auslösen
  9. unten auf den Schalter „Liste“ klicken
  10. die Liste nach ganz unten scrollen. Dort ist die Gesamtsumme für den Zeitraum ausgewiesen.

 

Wir wollen einen Teil der Zwischen- und Endbefragungen noch mit Papier machen, und trotzdem soll das System uns informieren. Geht das?

Problem:

Bei größeren inhouse-Gruppen möchten wir, dass die Zwischenbefragungen und Endbefragungen nicht mit der automatischen Email geschickt werden, sondern wir möchten, dass der/die Kursdisponent/in in den Kurs geht, kurz mit den Teilnehmern spricht und dann die Feedback austeilt.

Wir glauben, dass es wichtig ist, dass sich jemand von der Verwaltung auch mal im Kurs sehen lässt und finden das deswegen als eine perfekte Gelegenheit.

Trotzdem möchten wir aber, dass der Computer uns automatisch daran erinnert, wenn eine Zwischen- oder Endbefragung ansteht.

Was müssen wir tun?

 

Lösung:

Bei solchen Kursen klicken Sie einfach auf INTERNA ->, und stellen dort auf „Feedback-Befragungen per Email elektronisch abfragen“ auf „n“.

 

Von nun ab werden die Zwischen- und Endbefragungstermine zwar noch auf dem Tagesplan angezeigt, es wird aber keine Emails mehr verschickt. Also genau das, was gewünscht ist.

Einen Punkt sollten Sie dabei allerdings beachten: bei der automatischen Email-Funktion wird auch geprüft, ob eventuell ein Teilnehmer INDIVIDUELL seinen letzten Termin in einer Gruppe hat, auch wenn der Kurs damit für die anderen Teilnehmer noch nicht zu Ende ist. Dieser Umstand wird mit dem Abschalten nicht mehr überwacht.

Wann werden Kurse automatisch im Internet angezeigt, bzw. wann nicht (mehr)?

Hier die Kriterien für die Frage, ob ein Kurs im Internet angezeigt wird oder nicht:

  • Layout „• KURSE“: -> Kurs muss auf „offen“ stehen
  • Kursstatus muss „geplant“, „laufend“ oder „auslaufend“ sein
  • Der Kurs muss als Startdatum ein Datum innerhalb der nächsten 6 Wochen haben (Tagesdatum + 45 Tage)
  • Der Kurs muss mind. 4 Resttermine haben oder er hat zwar weniger, aber nur weil er generell 4 oder weniger Termine hat. Ausnahme:  wenn die Kursart „Prüfung“, „Dauerkurs“ oder „Seminar“ ist, dann gilt die „mind. 4 Resttermine“ grundsätzlich nicht, d.h. auch ein einziger Termin würde veröffentlicht.
  • Wenn es sich um einen Kurs mit fixierter Anzahl von Sollterminen handelt, dann dürfen nicht bereits 75% des Kurses abgeleistet worden sein (heißt: wenn ein Kurs zu 3/4 erfüllt ist, verschwindet er automatisch von der Liste).
  • Layout „KURS-INTERNA“: Kurs veröffentlichen im Internet -> muss auf „j“ stehen
  • Layout KURSE -> TEILNEHMER -> Die Anzahl der aktuellen Teilnehmer muss kleiner als die Anzahl der maximalen Teilnehmer sein.

 

Ein Kurs verschwindet automatisch aus dem Internet, wenn:

  • er bei „Kurs im Internet veröffentlichen“ auf „nein“ gestellt wird oder dieses Feld leer wird,
  • die Anzahl der maximalen Teilnehmer erreicht ist,
  • der Kurs auf „geschlossen“ gestellt wird,
  • der Kursstatus auf „beendet“, „storniert“ oder „ausgesetzt“ gestellt wird,
  • er kurz vor seinem Ende steht (mind. 75% erfüllt oder nur noch 4 Resttermine es sei denn es handelt sich um eine Prüfung, einen Dauerkurs oder um ein Seminar),
  • sein Startdatum um mehr als 45 Tage in der Zukunft liegt.

Welche Möglichkeiten gibt es, die Feedbacks auszuwerten und darzustellen?

Es hängt im Wesentlichen davon ab, aus welcher Ausgangslage heraus ich mich für das Thema interessiere. Als Päd.Leiter würde mich am ehesten Tendenzen, und Kursentwicklung hinsichtlich Zufriedenheit interessieren. Als Firmenkunde würde mich eher die individuelle Meinung meines Teilnehmers interessieren. Hier eine Übersicht über Möglichkeiten:

 

A.  Als Center-Mitarbeiter möchte die Feedbacks eines Teilnehmers sehen:

  1. Teilnehmer in Teilnehmer-Datei aufrufen
  2. Command-Line-Befehl „Feedback DIESES Teilnehmers“
  3. in der Liste das Feedback anklicken, dass man sehen möchte

 

B.  Als Firmenmitarbeiter mit Kunden-Login möchte Feedbacks einsehen:

  1. in Kundenterminal einloggen
  2. In der Task-Liste „Teilnehmer    Feedbacks“ auswählen
  3. auf einen Teilnehmernamen klicken

 
C.  Als Kursdisponent oder Päd. Leiter möchte ich die Feedbacks eines Kurses sehen:

  1. Kurs in der Kursdatei aufrufen
  2. Command-Lne-Befehl „Feedback DIESES Kurses F69“ ausführen lassen

 

D.  Als Center-Leiter oder Päd.Leiter möchte ich einen schnellen Überblick haben, wie zufrieden aktuell die Teilnehmer sind, und wer ggfs. nicht zufrieden ist und womit:

  1. MENUE -> Schalter „Leist.Nachw.“ (oben links) -> Zeitraum unten eintragen, z.B. die letzten 3
  2. Monate“Check Off Progr. Check & Feedb.“ anklicken

 

 

Kann ich im System der Geschäftsführung auch eine VERTRAULICHE Information hinterlegen, die die anderen NICHT lesen können?

Ja, das können Sie. so geht’s:

  1. MENUE -> Schalter „Workflows“ -> in das sich öffnende Feld „neu“ eingeben und warten.
  2. es wird nun ein ACT angelegt. Sobald die ACT-Liste erscheint, können Sie sie ausfüllen. Im Bereich „vertraulich“ können Sie 2 Stufen auswählen: „Management“ und „Direktion“. Wählen Sie „Direktion“ für ihre Geschäftsführung oder „Management“ für Ihren Abteilungsleiter.

 

Da es sich hierbei ja um eine ACT-Funktion handelt, können Sie die Vertraulichkeit natürlich auch bei ACTs einstellen, die Sie aus einem Vertrag, einem Kurs, einer Adresse … heraus angelegt haben. Sie können die Vertraulichkeit auch erst nachträglich einstellen. Nur können Sie sie nicht mehr zurücknehmen und den Datensatz dann auch nicht mehr löschen, sobald die Vertraulichkeitsstufe höher als Ihre eigene ist.

 

Können bei der Funktion „Email an alle aktiven Teilnehmer des Kurses“ auch ein/e Sachbearbeiter/in gleich automatisch mit informiert werden?

Problem:

Es gibt die nützliche Funktion „Email an alle aktiven Teilnehmer des Kurses“. Sie finden sie im Command-Line-Modul des betreffenden Kurses. Manchmal erbitten Firmen, dass solche an Firmenteilnehmer gehenden Emails auch immer als Kopie an den/die Sachbearbeiter/in gehen. Bisher erledigte das System zwar die Email an die Teilnehmer, aber die Email an  den/die Sachbearbeiter/in mussten Sie manuell erledigen. Keine große Sache sicherlich, aber Grund genug, dieses Problem anzugehen.

Lösung:

Sie können jetzt bei Firmenkursen (nicht bei offenen Kursen!), bei

  1. Kurs aufrufen
  2. unten rechts Schalter „Firmeninfo“ klicken
  3. oben ein Kreuz setzen bei: „Kopie der Mails an die Gruppe auch an Sachbearbeiter“

Sie müssen dann noch darauf achten, dass

  • mindestens eine der beiden möglichen Personen („Person 1“; „Person 2“) ein Kreuz hat und
  • bei „Email“ eine gültige Emailadresse eingetragen ist.

Ist das der Fall, wird bei jeder Email, die Sie über den CML-Befehl „Email an alle aktiven Teilnehmer des Kurses“ erzeugen, automatisch eine Kopie an die angekreuzten Kontaktperson(en) geschickt.

Entfernen Sie das Kreuz bei „Kopie der Mails an die Gruppe auch an Sachbearbeiter“, werden ab dann keine Kopien mehr verschickt.

Kann ich dem System auch mehr als eine einzige Adresse für die Zusendung einer Rechnung per Email nennen?

Problem:

Es kann vorkommen, dass ein Unternehmen zwar der Zusendung von Rechnungen per Email zustimmt, diese aber an mehr als eine einzige Emailadresse geschickt haben möchte.

 

Lösung:

Die Rechnung bezieht die Zieladresse (Emailadresse) aus dem dazugehörigen Vertrag. Dort finden Sie unter dem Schalter „Rechnung“ die Emailadresse sowie die entsprechende Anrede. Im Feld der Emailadresse können Sie theoretisch auch mehr als eine Email-Adresse eintragen. Wie die einzelnen Adressen allerdings voneinander zu trennen sind, hängt nicht von Filemaker ab, sondern von den Vorgaben Ihres Standard-Mailprogramms.

In AppleMail zum Beispiel werden die einzelnen Adressen mittels Semikolon getrennt. Sie sollten es einmal mit Semikolon versuchen. Viele Mailprogramme werden damit klarkommen. Andere verwenden das Komma oder TAB zur Trennung. Dort ist Ausprobieren oder Nachlesen im Handbuch des Programms angesagt.