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Training per Videokonferenz verwalten

Wir betrachten Training per Videokonferenz vor allem als Training an einem dritten Ort. Wir haben damit systematisch 4 Trainingsorte:

  1. im Sprachcenter
  2. beim Kunden vor Ort
  3. in einer Videokonferenz
  4. in einem Selbstlernportal 24/7

 

Diese Betrachtungsweise impliziert natürlich damit auch, dass man theoretisch auf die Idee kommen kann zu sagen:

"Das Training kann stattfinden wo Sie wollen, und das kann sich von Termin zu Termin ändern."

Man hätte damit für Kunden eine sehr flexible Herangehensweise. Wenn der Kunde zeitweilig mal vom Homeoffice arbeitet, oder auf die Kinder aufpassen muss, oder nicht in die Stadt zum Sprachcenter fahren kann, weil zu viel Stau auf den Straßen ist ..., dann findet das Training dann eben einfach mal woanders statt.

Ein solches Szenario lässt sich leicht abbilden.

Im Kurs auf der Terminübersichtsseite können Sie für jeden Termin einen eigenen Raum eintragen. Wenn Sie auf den Pfeil links vor dem Termin klicken, können Sie sogar noch den Trainingsort verändern. Sie können dort in dem blauen Feld auch die Art verändern, zum Beispiel auf "via telephone" oder "video conference" stellen.

Leider sind Videokonferenzen nicht so eineindeutig, wie ds Präsenztraining (entweder bei uns oder beim Kunden). Folgende Ausprägungen können beim Videokonferenztraining auftreten:

a) wir stellen die Videokonferenz (richten sie ein), aber wir haben unbegrenzt viele Räume, so dass es keine Rolle spielt, welches Raum/Account wir dafür nutzen,

b) wir stellen die Videokonferenz, aber wir haben eine limitierte Anzahl an dazu zur Verfügung stehenden Räumen,

c) unser Trainer hat einen eigenen Account (z.b. Skype oder MS Teams) und wickelt das Training darüber ab, so dass wir es nicht verwalten müssen aber auch nicht können,

d) der Kunde stellt die Videokonferenz, so dass wir es nicht verwalten müssen aber auch nicht können.

e) die Videokonferenz macht die Benutzung eines physischen Klassenraums bei uns nötig, das der Trainer die Videokonferenz bei uns durchführt.

 

Das Konzept für die Verwaltung aller dieser Vorfälle ist eigentlich ganz einfach und gradlinig:

Fall 1: (im Sprachcenter) -> wir tragen uns als Unterrichtsort ein und tragen die Raumnummer ein (wie bisher).

Fall 2: (beim Kunden) -> wir tragen die Kundenadresse als Trainingsort ein und tragen ggfs. dessen Raumnummer ein, wenn sie uns bekannt ist (wie bisher).

Fall 3a/b/c/d: (beim Kunden) -> wir tragen uns als Unterrichtsort als Trainingsort ein

als Raum tragen wir ein:

a: SKYPE oder ZOOM oder SPREED oder MSTEAMS oder WEBEX, je nachdem welches System verwendet wird. Dadurch dass wir das System angeben, wissen wir in der Verwaltung auch, wo wir ggfs den Termin zu suchen haben, wenn wir ihn z.B. ändern müssen.

b: ZOOM01, ZOOM02, .... wenn wir nur eine begrenzte Anzahl an Räumen in diesem System gleichzeitig haben.

c: ZOOM TR oder SPREED TR, das "TR" zeigt uns, dass wir den Termin nicht in unseren Terminkalendern unserer Accounts finden können, dass aber auch die Sitzung keine unserer Kapazitäten beansprucht.

d: ZOOM EX oder SPREED EX etc. das "EX" zeigt uns, dass wir den Termin nicht in unseren Terminkalendern unserer Accounts finden können, dass aber auch die Sitzung keine unserer Kapazitäten beansprucht.

e: um einen Raum für eine solche Videokonferenz zu blockieren, weil wir da den Trainer reinsetzen müssen, können Sie mittels STRG+3 zusätzlich eine physische Raumreservierung vornehmen.

 

Im Terminkalender sind Videotrainings damit jederzeit eindeutig zu erkennen. Sie wissen auch genau wo der Termin in der Videokonferenzsoftware verwaltet wird.

 

Wir werden oft nach automatisiertem Abgleich mit Videokonferenzkalendern gefragt. Theoretisch ist so etwas möglich. Die Probleme stecken aber in vielen Details:

  1. alle Videokalender sind mit Zugangsbeschränkungen gesichert
  2. Manche legen Termine raumweise an, andere trainerweise
  3. man kann Kunden langfristig nicht alle auf ein bestimmtes System zwingen, d.h. man wird MS Teams, Zoom und vielleicht ein paar andere bedienen müssen. Damit muss das System also nicht nur mit einem Dienst verbunden werden sondern theoretisch mit vielen verschiedenen.
  4. Wenn Trainer ihren eigenen Zugang benutzen oder Kunden, dann ist ein Abgleich überhaupt nicht möglich.

In SPREED ist es denkbar einfach über die Funktion "import Kalender". Sofern das Sprachcenter SPREED als Videokonferenz einsetzt, können Datenbank und Videokonferenzsystem harmonisiert werden.

In Fällen von Zoom, MS Teams etc. müssen auf jedes einzelne Sprachcenter einzeln zugeschnittene  Java-Skripte geschrieben werden. Und je nach Umständen ist möglicherweise eine direkteAnbindung überhaupt nicht möglich.

 

Um dennoch die Verwaltung einfach zu halten, ist folgende Verfahrensweise empfehlenswert:

  1. tragen Sie die Videoräume so ein wie oben empfohlen
  2. Sie können nun am Tag gegen 14 Uhr den Terminplan von "morgen" aufrufen. An den Termin sehen Sie sowohl WO Sie die Termine im anderen System pflegen müssen ("SPREED", "ZOOM", "MSTEAMS") als auch, ob Sie das überhaupt können ("TR" oder "EX"). - Auf diese Weise ist eine Übertragung einfach und transparent.
  3. Nehmen Sie sich vor das immer einen Tag vorher zu etwas der gleichen Zeit zu machen, und drucken Sie dafür den Terminkalender des Tages aus der Datenbank aus.
  4. Haken Sie die Termine einzeln ab, und machen Sie Ihr Zeichen auf die Seite, wenn Sie fertig sind damit.
  5. Legen Sie eine Ordner an, und legen Sie einfach den fertigen Zettel dort immer obenauf ab. Damit haben Sie jederzeit eine klare Übersicht, was wann gemacht wurde.

Wenn Sie auf diese Weise vorgehen, sollten Videotrainings, gleich ob sporadisch oder wiederkehrend, eigene oder fremde Systeme, keine große Herausforderung für Sie und Ihre Verwaltung mehr sein.

Was sind „Netz-Aktivitäten“, und wie funktionieren sie?

Bei den Netz-Aktivitäten handelt es sich um Schnittstellen der Datenbank zu anderen Systemen. Das können andere Datenbanken sein, Netzwerke, Webseiten, Emailkonten u.v.m. Es wird in diesem Bereich angezeigt, wie viele solcher Daten im System abgelegt wurden, die aber noch nicht eingesehen oder verarbeitet wurden.

Beispiel: Ein Trainer vereinbart während einer Einzeltraining-Sitzung die nächsten 4 Termine mit dem Teilnehmer und trägt sie in das Trainerportal der Datenbank ein.

Folge: im Bereich (Zeile) "neue Termine" in der Spalte "Trainer" erscheint die Zahl "4". 

Sobald ein Mitarbeiter den Schalter nun anklickt, werden ihm die 4 Termine angezeigt. Durch Klicken auf "bestätigt" wird der Termin als "auch von der Sprachschule akzeptiert" markiert und die Zahl auf dem Schalter "neue Termine" in der Spalte "Trainer" wird entsprechend reduziert. Bestätigen Sie auf diese Weise also 2 Termine, und 2 andere belassen Sie erstmal, weil Sie da noch nicht sicher sind wie damit umzugehen ist, dann zeigt der Schalter danach nur noch die Zahl "2", da 2 der 4 Termine bereits bestätigt sind.

 

Analog verhält es sich mit den anderen Schaltern.

[Zeile] "Nachrichten" [Spalte] "Trainer" = Nachrichten, die Trainer im Trainerportal eintragen.

[Zeile] "Nachrichten" [Spalte] "Kunde" = Nachrichten, die Kunden im Kundenterminal oder auf der Webseite eintragen.

[Zeile] "Nachrichten" [Spalte] "Netzwerk" = Nachrichten, die mit Ihnen verbundene Sprachschulen im Franchise-Terminal eintragen.

[Zeile] "Terminabsagen" [Spalte] "Trainer" = Terminabsagen, die Trainer im Trainerportal eintragen.

[Zeile] "Terminabsagen" [Spalte] "Kunde" = Terminabsagen, die Kunden im Kundenterminal oder auf der Webseite eintragen.

[Zeile] "Terminabsagen" [Spalte] "Netzwerk" = Terminabsagen, die mit Ihnen verbundene Sprachschulen im Franchise-Terminal eintragen.

[Zeile] "Neue Termine" [Spalte] "Trainer" = Neue Termine, die Trainer im Trainerportal eintragen.

[Zeile] "Neue Termine" [Spalte] "Kunde" = Neue Termine, die Kunden im Kundenterminal oder auf der Webseite eintragen.

[Zeile] "Neue Termine" [Spalte] "Netzwerk" = Neue Termine, die mit Ihnen verbundene Sprachschulen im Franchise-Terminal eintragen.

 

[Zeile] "Systemantworten" = Kursinformationsanfragen, Produktinformationsanfragen etc. von Interessenten und Kunden können von der Datenbank automatisch verarbeitet werden. Dabei hält die Datenbank die Beantwortung zunächst zurück, um den Bearbeitern des Sprachcenters die Möglichkeit zu geben, die Anfrage selbst zu beantworten oder die Systemantwort noch individuell zu überarbeiten.

Die Regel ist: Anfragen, die bis 13 Uhr mittags eingehen, werden am gleichen Tag um 16:30 Uhr vom System automatisch beantwortet, vorausgesetzt kein Mitarbeiter hat sich bis dahin um die Anfrage gekümmert. Anfragen, die ab 13:01 Uhr bis am nächsten Morgen um 8 Uhr eingehen, werden am Morgen um 11:30 Uhr vom System automatisch beantwortet, vorausgesetzt kein Mitarbeiter hat sich bis dahin um die Anfrage gekümmert. 

Der Schalter "Systemantworten" zeigt an, wie viele automatische Antworten vom System derzeit zum Versand bereit liegen. Sie können dort alle Antworten einsehen und sie entweder unterbinden, verändern/individualisieren oder per Mausklick direkt (und damit vorzeitig zum Automatismus) abschicken. 

[Zeile/Position] "Leistungsnachweise" = Wenn Trainer die Anwesenheiten und Trainingsinhalte und -impressionen über das Trainerportal eingetragen haben, dann wird ein solcher erfasster Termin hier angezeigt (gezeigte Zahl = Anzahl neu erfasster Leistungsnachweise). Sie können sich diese Leistungsnachweise anzeigen lassen und entweder "akzeptieren" oder korrigieren oder andere Interaktionen veranlassen, wie z.B. Rückfrage bei Trainern oder Emails an Teilnehmer des Termins etc. 

Durch "akzeptieren" des Leistungsnachweis wird dieser von der Liste der noch zu prüfenden Leistungsnachweise genommen.

[[Zeile/Position] "Feedbacks" = Hier werden alle eingegangenen und noch ungeprüften Feedbacks angezeigt.

Sie können sich diese Feedbacks anzeigen lassen und "akzeptieren" andere Interaktionen veranlassen, wie z.B. Rückfrage bei Trainern oder Emails an den Feedback-Geber.

Durch "akzeptieren" des Feedbacks wird dieser von der Liste der noch zu prüfenden Feedbacks genommen.

[[Zeile/Position] "Anfragen" = Hier werden alle via Internet oder Datenbankportale neu eingegangenen und noch ungeprüften Anfragen angezeigt. Sie können sich diese Anfragen anzeigen lassen und bearbeiten.

 

Kann ich mich vom System warnen lassen, wenn ein Kurs ein bestimmtes Niveau oder eine bestimmte Lektion erreicht hat?

 

Marketing_BulletsProblem:

  • Ich möchte zwei Lektionen vor Ende eines Buchs automatisch gewarnt werden, damit ich die Folgebücher rechtzeitig bestellen (und/oder berechnen) kann.
  • Ich möchte wissen, wann die Teilnehmer ein bestimmtes Niveau erreichen, damit ich sie rechtzeitig für eine externe Sprachprüfung anmelden kann oder die Teilnehmer auf die Möglichkeit zur externen Sprachprüfung aufmerksam machen kann.
  • Ich möchte wissen, wann ein Kurs ein bestimmtes Niveau erreicht hat, weil ich im Moment Teilnehmer auf einer Warteliste habe, die dann in den Kurs einsteigen könnten.

 

Lösung:

  • Kurse -> Marketing
  • Bullets auf „ja“ setzen
  • Sie können nun entscheiden, wem die Information zugehen soll. Sie können die Information sogar an z.B. Sachbearbeiter bei den Kundenfirmen automatisch generieren lassen.
  • Tragen Sie Material-ID und Lektion und/oder Niveau ein sowie den Text, der dann bei Erreichen als Warnung erscheinen soll. Sie können für die interne Warnung einen anderen Text verwenden als für die externe (gegenüber Firmensachbearbeiter/innen und Teilnehmern).

 

Beispiel:

Sie kreuzen an

  • Bullets „ja“
  • an Teilnehmer
  • Niveau „1,8“
  • externe Meldung:  … Sie erreichen bald das Niveau B1. Mit Erreichen dieses Niveaus steht Ihnen ein inlingua Leistungszertifikat zu. es besteht aber auch für Sie die Möglichkeit, sich über uns für ein internationales Zertifikat  (z.B. TELC oder LCCI oder Cambridge) anzumelden. Wenn Sie daran Interesse haben, dann sprechen Sie bitte unsere Kursdisponenting Frau cxxxx in den nächsten Tagen an.  …

 

Kurz vor Erreichen des Niveaus B1 wird diese Nachricht automatisch an alle aktiven Teilnehmer erzeugt.

Warum fehlt (manchmal) das Logo und/oder die Adresszeile unten in einer Rechnung?

Problem: Sie drucken eine Rechnung, und auf der Rechnung fehlen Elemente wie das Logo oder die Fuß-Adresszeile(n).

Gründe:

Grund 1:

Sie haben schlicht beim Drucken auf „Firmenpapier“ gestellt. In diesem Fall ist ja gemäß Ihrer Vorgabe das System gehalten solche Elemente nicht zu drucken.

Abhilfe:

  1. Rufen Sie die Rechnung auf
  2. Klicken Sie auf den Schalter „drucken“
  3. Klicken Sie auf „Blanko“

 

Grund 2:

Sie haben den Mitarbeiter, von dessen Konto gerade auf die Datenbank zugegriffen wird, keinen Unternehmensstandort zugeteilt.

Abhilfe:

  1. Rufen Sie die Stammkarte des Mitarbeiters in der Personaldatei auf (Menü -> Personal -> Eingang)
  2. Geben Sie unten rechts bei „Office-ID“ die Adress-ID des Standorts ein. Für alle Sprachschulen, die nur einen einzigen Standort haben, dort bitte die „0“ (Null) eintragen.

 

Grund 3:

Sie haben die Voreinstellungen gelöscht, in denen Logo und Adressinfo abgelegt waren.

Abhilfe:

  1. Wählen Sie Hauptmenü -> CML-Zeile „Grundeinstellung, Setup“ 
  2. Achten Sie darauf, dass oben neben der Adresszeile rechts neben dem Firmenname eine „0“ steht (NULL), damit Sie sicher sind, dass die Änderungen sich auf diesen Standort beziehen.
  3. Gehen Sie zu Frage 3 und fügen Sie dort das Logo ein.
  4. Gehen Sie zu Frage 13 und tragen Sie dort die gewünschten Kopf- und Fußzeilenangaben ein.

 

 

 

Kann man bei Unterschreiten der Mindestteilnehmerzahl den Termin automatisiert absagen?

Aufgabenstellung:

Ein an uns herangetragener Firmenkundenwunsch war, dass Termine, für die sich bereits so viele Teilnehmer entschuldigt haben, dass eine vereinbarte Mindestteilnehmerzahl damit unterschritten würde, von der Sprachschule automatisch abgesagt werden sollten.

Lösung:

Sie können unter Kurs aufrufen -> Layout „• Kurse“ -> Schalter „Firmeninfo“ einstellen, bei welcher Anzahl von Teilnehmern die automatisierte Absage stattfinden soll.

1- Ist das Feld leer, wird der Kurs nicht zur Überprüfung herangezogen.

2- Ist für einen Termin die Mindestanzahl von Teilnehmern durch Absagen nicht mehr zu erreichen, markiert der Computer den Termin als „abzusagen“. Dies wird im Hauptmenü als grüne Zahl im Bereich „Absagen“ angezeigt. Klickt man auf die grüne Zahl, werden einem alle heute und in den nächsten Tagen abzusagende Termine angezeigt. 

3- Dort kann man mittels entsprechender Schalter:

  • alle Teilnehmer
  • den Trainer
  • die Kontaktperson in einer Firma
  • alle zusammen

über die Absage per Email informieren.

Der dunkle Schalter unterhalb von „Status“ zeigt an, ob der Termin intern auch als „verschoben“ (oder ggfs. „abgesagt“) eingetragen ist. Wenn dort noch nichts steht, können Sie den Termin auf „verschoben“ stellen, in dem Sie auf den dunklen Schalter klicken ODER die Emails an die Teilnehmern senden.

ACHTUNG: für das System ist ENTSCHEIDEND, dass die Teilnehmer eine Absage-Email erhalten. Lassen Sie diese ausführen, wird der Termin automatisch auf verschoben gestellt. Sagen Sie nur dem Trainer und der Kontaktperson mittels Email bescheid, bleibt die automatische Absage aus.

Wir haben oft Texte in der Datenbank, die irgendwie anders formatiert sind, z.B. Farbe, oder unterstrichen oder eine andere Schrifttype. Kann man das ändern?

Die Hauptursache für „falsch“ formatierten Text in Feldern ist das Kopieren und Einfügen von Texten via copy & paste aus  anderen Programmen, also z.B. Webseiten, Emails etc. Beim Kopieren aus Programmen werden in der Regel auch alle Attribute wie Farbe, Schrifttype, Fettschrift usw. übertragen. Damit sind die Einträge beim Einfügen in ein Feld der Datenbank dann genauso formatiert wie im Originaldokument.

Lösung:

Wenn man diese Formatierung nicht mit übernehmen möchte, dann sollte man unmittelbar nach dem Einfügen (STRG+v) die Tastenkombination STRG+z drücken, denn diese entfernt alle Attribute aus dem Textclip.

 

Übersicht über ein Lizenzgebiet

1. Einmaliges Einlesen einer Lizenzübersichtsgrafik:

MENUE -> Command-Line-Befehl „Grundeinstellung Setup“

Sie können dort bei Frage 1 im Feld „Lizenzgebiet“ eine Grafik per copy & paste einfügen.

 

2. Wenn in Zukunft die Übersichtsgrafik einmal benötigt wird, können Sie diese via 

MENUE -> Command-Line-Befehl „Lizenzgebiet“

jederzeit abrufen und einsehen.

 

Kann man sich irgendwo informieren, ob ein Trainer seine vereinbarten Mindest- oder Maximalstundenzahl unter- bzw. überschreitet?

Problem:

Gerade bei Festangestellten aber auch bei freien Trainern ist es wichtig, die Anzahl der Wochenstunden in dem vereinbarten Korridor zwischen Mindeststunden and Maximalstunden pro Woche zu halten.

 

Lösung:

Sie brauchen im Prinzip nichts zu tun. Das System überprüft selbsttätig, ob Trainer (z.B. aufgrund von Terminabsagen etc.) unter die vereinbarte Mindeststundenanzahl pro Woche fallen. Ist das der Fall, erhält der Päd.Leiter automatisch eine diesbezügliche Email aus dem System.

 

Damit bei Ihnen die Funktion greift müssen folgende Bedingungen erfolgt sein:

  1. Sie müssen eine Person in der Personaldatei haben, die
    1. unten rechts (Menue -> Schalter Personal -> Schalter Eingang) als Beschäftigungsstatus „aktiv“ eingetragen hat,
    2. dessen Position ebenfalls unten rechts entweder „Director of Studies“ lautet oder „Pädagogische Leitung“,
    3. die ebenfalls unten rechts eine gültige Emailadresse eingetragen hat (denn dorthin geht letztendlich die Email)
  2. Sie müssen bei den Trainern, deren Stundenkontingent in dieser Weise überwachen möchten unter (Menue -> Schalter Personal -> Schalter Eingang -> Schalter Finanzielles) eine Mindestwochenstundenzahl (und ggfs. auch eine Maximalstundenwochenzahl) eingegeben haben. Steht in den Felder nichts, werden diese nicht weiter überprüft.

Sollten Sie die Email an eine Person schicken wollen, die nicht im Feld „Position“ als „Director of Studies“ oder „Pädagogische Leitung“ markiert werden kann, dann geben Sie uns bitte Bescheid unter Angabe der Zieladresse. Dann programmieren wir diese manuell in das Ablaufskript.

 

Wie kann man Einzeltrainings finden, die laufen, aber bei denen kein nächster Termin vereinbart wurde?

Problem:

Ihre Trainer vereinbaren die Termine mit Teilnehmern direkt. Ein Problem entsteht dann, wenn die beiden sich zum Zeitpunkt des Trainings nicht auf einen nächsten Termin einigen können. Dann nämlich kann es sein, das Trainer und/oder Teilnehmer das einfach vergessen, so dass ein Folgetermin entweder überhaupt nicht mehr vereinbart wird oder erst viel später.

Lösung:

MENUE -> Command-Line-Befehl „Einzeltraining Terminnachverfolgung“.

Es wird eine Liste (F857i) angezeigt mit allen Einzeltrainings, die

  • laufend sind und
  • bei denen der letzte durchgeführte Termin wenigstens 10 Tage zurückliegt und
  • für die kein weiterer Termin in der Zukunft eingetragen ist und
  • für die keine aktuelle Pause ansteht/besteht.

In der Liste wird die Telefonnummer des Teilnehmers angezeigt, so dass man ihn direkt anrufen kann. In das Bemerkungsfeld (gelb) kann man dann den Status quo eingeben.

Tipp:  wenn Sie etwas in die Bemerkungen schreiben, dann schreiben Sie besser auch rein, wer und wann das eingetragen hat, damit man in Zukunft weiß, ob das noch irgendeine Relevanz hat oder nicht. Beispiel:

CW/31.08.17: Teilnehmer bereitet sich im Moment auf eine Messe vor und hat deswegen in den nächsten 3 Wochen keine Zeit.