Calendar

Mai
4
Fr
2018
Verpflichtungserklärung für Mitarbeiter/Trainer gem. DSGVO
Mai 4 um 4:00 pm – 5:00 pm

Ab dem 25. Mai 2018 tritt die neue DSGVO (Datenschutzverordnung) in Kraft. Für Ihre Mitarbeiter, gleich ob angestellt oder freie, gilt es dann besondere Regeln bei dem Umgang mit Daten zu berücksichtigen. Dies erstreckt sich nicht nur auf die CeeAr-Datenbank sondern generell auf alle Formen der Datenerhebung. Dazu gehören elektronische Dokumente (Briefe, Verträge, Emails usw.) und auch papierbasierte Informationen.

Es empfiehlt sich, die Arbeitsprozesse dahingehend genauer zu durchleuchten und bezüglich Erhebung, Verwahrung und auch Löschung genaue, DSGVO-konforme Arbeitsanweisungen schriftlich zu formulieren.

Wir verweisen in diesem Zusammenhang auf die CeeAr Arbeitshandbücher hin, die nicht direkt mit der Datenbank in Verbindung stehen, die aber als Vorlage dienen können, für diejenigen, die ihre Sprachschule in dieser Weise organisieren möchten.

Für die Mitarbeiter/Trainer besteht nun in der Datenbank eine Möglichkeit, eine

Verpflichtung zur Wahrung der Vertraulichkeit und zur Beachtung des Datenschutzes

Gültig mit Anwendbarkeit der DSGVO ab 25. Mai 2018

für Mitarbeiter auszudrucken. Es empfiehlt sich das für jeden Mitarbeiter zu tun, selbst Aushilfskräfte. Die unterschriebenen Exemplare können dann zu den Personalakten genommen werden.

  • So erhalten Sie die Erklärungen:
F52

»Datenschutzerklärung Mitarbeiter«

Erstellt eine Verpflichtungserklärung des Mitarbeiters gemäß DSGVO, die gedruckt, unterschrieben und zu den Personalakten genommen werden kann.

  1. Datei „Personal“ öffnen und Person suchen
  2. Schalter „Eingang“ anklicken
  3. Command-Line-Befehl
  4. → „Datenschutz-Erklärung“

 

Mai
31
Do
2018
Übersicht über das Lizenzgebiet
Mai 31 um 4:00 pm – 5:00 pm

Problem:

Bei Sprachschulen, die Mitglied einer Sprachschulengruppe sind, kann es für Kundenbetreuer manchmal schwierig sein zu entscheiden, ob die Anfrage noch in das eigene Lizenzgebiet fällt oder nicht. Ideal wäre deswegen eine Möglichkeit in der Datenbank auf Knopfdruck eine Übersicht über die Lizenzgebiete zu erhalten.

 

Lösung und Verfahren:

1. Einmaliges Einlesen einer Lizenzübersichtsgrafik:

MENUE -> Command-Line-Befehl „Grundeinstellung Setup“

Sie können dort bei Frage 1 im Feld „Lizenzgebiet“ eine Grafik per copy & paste einfügen.

 

2. Wenn in Zukunft die Übersichtsgrafik einmal benötigt wird, können Sie diese via 

MENUE -> Command-Line-Befehl „Lizenzgebiet“

jederzeit abrufen und einsehen.

 

Jun
11
Mo
2018
Zertifikate erstellen
Jun 11 um 3:00 pm – 3:20 pm
Zertifikate erstellen

Inhalt:

In diesem Vortrag wird gezeigt, wie die Datenbank optimal für die Erstellung von Zertifikaten und Bescheinigungen eingestellt werden kann und wie dann letztendlich Zertifikate generiert werden können. 

 

Kosten:

Das Tutorial ist kostenlos für alle Sprachschulen mit Wartungsvertrag.

Für Sprachschulen OHNE Wartungsvertrag berechnen wir €5,- pro Person.

 

Link zur Anmeldung:

https://eu42.spreed.com/selfreg/651029038/register

Neuer BAMF Abrechnungsbogen
Jun 11 um 4:30 pm – 5:30 pm

Der neue BAMF-„Abrechnungsbogen“ wird bei allen Sprachschulen mit Wartungsvertrag
automatisch eingepflegt.

Jun
16
Sa
2018
Komplettes Lösch- und Prüfkonzept gem. DSGVO
Jun 16 um 11:22 am – 12:22 pm

Zur Vervollständigung der Umsetzung der Maßgaben gem. DSGVO erhält das System einige neue Funktionen:

  • automatische Rückantwort bei Anfrage zur Auskunftserteilung für Adressen, Teilnehmer und Personal*
  • automatischer Versand und Druck von Einwilligungserklärungen*
  • eineindeutige Kennzeichnung für Einwilligungserklärungen zur leichten Ablage und zum leichten Wiederfinden von Einwilligungserklärungen*
  • Berechnung des geplanten und des frühsten Löschtermins einer Adresse/Teilnehmer/Personalie*

Komplettes Analyse-Tool für Adressen, Teilnehmer, Personal, Kurse, Ordner, elektronische Dokumente und Archivboxen hinsichtlich Ablage und Vernichtung, inklusive vollständigem Protokoll.

Für Sprachschulen mit Wartungsvertrag werden alle vorgenannten Funktionen integriert.

Für Sprachschulen ohne Wartungsvertrag werden die mit (*) markierten Funktionen integriert.

Jun
19
Di
2018
Automatisierte Raumplanung
Jun 19 um 3:00 pm – 3:20 pm
Automatisierte Raumplanung @ SPREED Video Conference

Gerade wenn es einer Sprachschule gut geht, ist oft die Raumplanung eine knifflige Angelegenheit, die viel Zeit und Aufmerksamkeit in Anspruch nimmt. In diesem Tutorial zeigen wir,

 

  • wie die automatische Raumplanung funktioniert,
  • was sie berücksichtigt und
  • wie man sie einstellen und nutzen kann.

 

Das Tutorial ist kostenfrei für Teilnehmer von Sprachschulen mit einem Wartungsvertrag.

Datum & Uhrzeit: Dienstag, 19.06.2018, 15 Uhr

Dauer: 20 Minuten

Hier der Link zur Anmeldung: https://eu42.spreed.com/checkin/jc/108877387

Jul
1
So
2018
Neues BAMF Abrechnungsformular KNr. 630.050aa BAMF 11/2017
Jul 1 um 4:00 pm – 5:00 pm

Das BAMF Abrechnungsformular KNr. 630.050aa BAMF 11/2017 steht ab Mitte Juni allen Sprachschulen mit Wartungsvertrag in der Datenbank zur Verfügung. Das alte Abrechnungsformular wird durch das neue ersetzt.

Erreichbar unter:

Kurs aufrufen -> Schalter „BAMF“ -> Schalter „Abrechn.“

Jul
4
Mi
2018
Prospekte, aktuelle Kursinformationen, Kataloge erstellen
Jul 4 um 11:00 am – 11:20 am

Sie können aus der Datenbank heraus Kursblätter für die Auslage, Kataloge und Prospekte für Firmen und Organisationen herstellen. Dieser Workshop zeigt Ihnen wie.

Der Workshop ist kostenlos für alle Sprachschulen mit aktuellem Wartungsvertrag.

Anmeldung: https://eu42.spreed.com/checkin/jc/591296774

 


Jul
28
Sa
2018
Geändertes BAMF-Formular
Jul 28 um 3:00 pm – 4:00 pm

Das BAMF hat das Formular

„Anmeldebestätigung zu einem Berufssprachkurs gemäß § 7 Absatz 2 DeuFöV“

aktualisiert/verändert. Die Änderungen werden in Ihrer Datenbank entsprechend angepasst. Sie brauchen nichts weiter dafür zu tun.

Zu erreichen ist das geänderte Formular via:

Menue -> Schalter „Teilnehmer“ -> Schalter „BAMF“ -> Schalter „DeuFö“

 

Aug
31
Fr
2018
Einstufungsauswertung – Änderungen gem. DSVGO
Aug 31 um 7:30 am – 8:30 am

Problem:

Die Einstufungsauswertung beinhaltet standardmäßig Name und Adresse des Teilnehmers.  Bei dem Emailversand wird jedoch von einigen Sprachschulen eine anonymisierte Variante als Anhang bevorzugt.

 

Lösung:

Wenn Sie die Druckfunktion in der Einstufungsauswertung aufrufen, dann wird Ihnen jetzt in einem Requester angeboten, ob Sie eine anonymisierte oder eine vollständige Variante ausdrucken möchten.

Bei dem automatischen Emailversand wird jetzt automatisch immer direkt die anonymisierte Variante beigelegt.