Calendar

Mrz
30
Do
2017
Reststunden von Teilnehmern in Kursen anzeigen
Mrz 30 um 4:00 pm – 5:00 pm

 

So können Sie in einem Kurs nachschauen, wie viele Stunden die einzelnen Teilnehmer noch haben:

  1. Kurs aufrufen,
  2. unten links auf den Schalter «Teilnehmer» klicken,
  3. rechts auf den Schalter «TN Reststunden» klicken.

Sie sehen in den blauen Feldern nun die Reststunden zahl für jeden einzelnen Teilnehmer, der noch in dem Kurs gemeldet ist.

 

WICHTIG: Sie sollten nicht der Idee verfallen, es sei doch egal, ob man die Information über die F06-Liste bezieht oder im Kurs nachschaut. Es ist ein großer Unterschied!

In der F06-Liste bekommen Sie alle Verträge, die einer Prüfung bedürfen, und nur genau diese! Das heißt: sie arbeiten effizient, und sie vergessen keinen Geschäftsvorfall.

Wenn Sie versuchen, das gleiche über die Kursdatei zu machen, dann brauchen Sie viel mehr Zeit UND Sie haben keinerlei Möglichkeit festzustellen, ob Sie wirklich nun an alle gedacht haben. Sie müssten sich also wieder eine Liste machen, … kurz: Sie würden beginnen unproduktiv zu arbeiten.

Es gibt genau 2 Gründe, warum die Darstellung der Reststunden aus Verträgen in Kursen einsichtig sein sollten:

  1. bei inhouse-Kursen, die am heutigen Tag stattfinden, kann man dann Teilnehmer, die nur noch wenige Stunden haben, gezielt auf diesen Umstand ansprechen,
  2. wenn Sie Kurse verlängern wollen oder schauen wollen wie lange ein Kurs nach derzeitigem Stand noch wirtschaftlich ist.

 

Sep
8
Fr
2017
Einzeltraining | Überwachung der Kontinuität
Sep 8 um 4:00 pm – 8:00 pm

Problem:

Ihre Trainer vereinbaren die Termine mit Teilnehmern direkt. Ein Problem entsteht dann, wenn die beiden sich zum Zeitpunkt des Trainings nicht auf einen nächsten Termin einigen können. Dann nämlich kann es sein, das Trainer und/oder Teilnehmer das einfach vergessen, so dass ein Folgetermin entweder überhaupt nicht mehr vereinbart wird oder erst viel später.

Lösung:

MENUE -> Command-Line-Befehl „Einzeltraining Terminnachverfolgung“.

Es wird eine Liste (F857i angezeigt mit allen Einzeltrainings, die

  • laufend sind und
  • bei denen der letzte durchgeführte Termin wenigstens 10 Tage zurückliegt und
  • für die kein weiterer Termin in der Zukunft eingetragen ist und
  • für die keine aktuelle Pause ansteht/besteht.

In der Liste wird die Telefonnummer des Teilnehmers angezeigt, so dass man ihn direkt anrufen kann. In das Bemerkungsfeld (gelb) kann man dann den Status quo eingeben.

Tipp:  wenn Sie etwas in die Bemerkungen schreiben, dann schreiben Sie besser auch rein, wer und wann das eingetragen hat, damit man in Zukunft weiß, ob das noch irgendeine Relevanz hat oder nicht. Beispiel:

CW/31.08.17: Teilnehmer bereitet sich im Moment auf eine Messe vor und hat deswegen in den nächsten 3 Wochen keine Zeit.

Dez
1
Fr
2017
Eintragen und Berechnung von mehr als einer Pause eines Kurses
Dez 1 um 4:00 pm – 5:00 pm

Problem:

Bei Kursen kann es vorkommen, dass nicht nur die nächste (zukünftige) Kurspause bekannt ist und berücksichtigt werden muss, sondern darüber hinaus bereits weitere Pausen. So kann z. B. ein Kurs den Schulferien folgen.

Bisher gab es nur die Möglichkeit jeweils die nächste Pause eintragen und berücksichtigen zu können.

 

Lösung:

Wenn man nun auf das Eingabefeld für die Kurspause klickt, gelangt man auf ein Layout, auf dem bis zu 5 Kurspausen eingetragen werden können, die bei der Terminberechnung automatisch berücksichtigt werden.

 

ACHTUNG: Hier geht es NICHT um Betriebsferien der Sprachschule. Die sollten über MENUE -> Voreinstellung -> Kalender (Feiertage) eingetragen werden.

Es geht hier nur um individuelle Kurspausen eines bestimmten Kurses!

Mai
4
Fr
2018
Verpflichtungserklärung für Mitarbeiter/Trainer gem. DSGVO
Mai 4 um 4:00 pm – 5:00 pm

Ab dem 25. Mai 2018 tritt die neue DSGVO (Datenschutzverordnung) in Kraft. Für Ihre Mitarbeiter, gleich ob angestellt oder freie, gilt es dann besondere Regeln bei dem Umgang mit Daten zu berücksichtigen. Dies erstreckt sich nicht nur auf die CeeAr-Datenbank sondern generell auf alle Formen der Datenerhebung. Dazu gehören elektronische Dokumente (Briefe, Verträge, Emails usw.) und auch papierbasierte Informationen.

Es empfiehlt sich, die Arbeitsprozesse dahingehend genauer zu durchleuchten und bezüglich Erhebung, Verwahrung und auch Löschung genaue, DSGVO-konforme Arbeitsanweisungen schriftlich zu formulieren.

Wir verweisen in diesem Zusammenhang auf die CeeAr Arbeitshandbücher hin, die nicht direkt mit der Datenbank in Verbindung stehen, die aber als Vorlage dienen können, für diejenigen, die ihre Sprachschule in dieser Weise organisieren möchten.

Für die Mitarbeiter/Trainer besteht nun in der Datenbank eine Möglichkeit, eine

Verpflichtung zur Wahrung der Vertraulichkeit und zur Beachtung des Datenschutzes

Gültig mit Anwendbarkeit der DSGVO ab 25. Mai 2018

für Mitarbeiter auszudrucken. Es empfiehlt sich das für jeden Mitarbeiter zu tun, selbst Aushilfskräfte. Die unterschriebenen Exemplare können dann zu den Personalakten genommen werden.

  • So erhalten Sie die Erklärungen:
F52

»Datenschutzerklärung Mitarbeiter«

Erstellt eine Verpflichtungserklärung des Mitarbeiters gemäß DSGVO, die gedruckt, unterschrieben und zu den Personalakten genommen werden kann.

  1. Datei „Personal“ öffnen und Person suchen
  2. Schalter „Eingang“ anklicken
  3. Command-Line-Befehl
  4. → „Datenschutz-Erklärung“

 

Mai
31
Do
2018
Übersicht über das Lizenzgebiet
Mai 31 um 4:00 pm – 5:00 pm

Problem:

Bei Sprachschulen, die Mitglied einer Sprachschulengruppe sind, kann es für Kundenbetreuer manchmal schwierig sein zu entscheiden, ob die Anfrage noch in das eigene Lizenzgebiet fällt oder nicht. Ideal wäre deswegen eine Möglichkeit in der Datenbank auf Knopfdruck eine Übersicht über die Lizenzgebiete zu erhalten.

 

Lösung und Verfahren:

1. Einmaliges Einlesen einer Lizenzübersichtsgrafik:

MENUE -> Command-Line-Befehl „Grundeinstellung Setup“

Sie können dort bei Frage 1 im Feld „Lizenzgebiet“ eine Grafik per copy & paste einfügen.

 

2. Wenn in Zukunft die Übersichtsgrafik einmal benötigt wird, können Sie diese via 

MENUE -> Command-Line-Befehl „Lizenzgebiet“

jederzeit abrufen und einsehen.

 

Jun
11
Mo
2018
Neuer BAMF Abrechnungsbogen
Jun 11 um 4:30 pm – 5:30 pm

Der neue BAMF-„Abrechnungsbogen“ wird bei allen Sprachschulen mit Wartungsvertrag
automatisch eingepflegt.

Jun
16
Sa
2018
Komplettes Lösch- und Prüfkonzept gem. DSGVO
Jun 16 um 11:22 am – 12:22 pm

Zur Vervollständigung der Umsetzung der Maßgaben gem. DSGVO erhält das System einige neue Funktionen:

  • automatische Rückantwort bei Anfrage zur Auskunftserteilung für Adressen, Teilnehmer und Personal*
  • automatischer Versand und Druck von Einwilligungserklärungen*
  • eineindeutige Kennzeichnung für Einwilligungserklärungen zur leichten Ablage und zum leichten Wiederfinden von Einwilligungserklärungen*
  • Berechnung des geplanten und des frühsten Löschtermins einer Adresse/Teilnehmer/Personalie*

Komplettes Analyse-Tool für Adressen, Teilnehmer, Personal, Kurse, Ordner, elektronische Dokumente und Archivboxen hinsichtlich Ablage und Vernichtung, inklusive vollständigem Protokoll.

Für Sprachschulen mit Wartungsvertrag werden alle vorgenannten Funktionen integriert.

Für Sprachschulen ohne Wartungsvertrag werden die mit (*) markierten Funktionen integriert.

Jul
1
So
2018
Neues BAMF Abrechnungsformular KNr. 630.050aa BAMF 11/2017
Jul 1 um 4:00 pm – 5:00 pm

Das BAMF Abrechnungsformular KNr. 630.050aa BAMF 11/2017 steht ab Mitte Juni allen Sprachschulen mit Wartungsvertrag in der Datenbank zur Verfügung. Das alte Abrechnungsformular wird durch das neue ersetzt.

Erreichbar unter:

Kurs aufrufen -> Schalter „BAMF“ -> Schalter „Abrechn.“

Jul
28
Sa
2018
Geändertes BAMF-Formular
Jul 28 um 3:00 pm – 4:00 pm

Das BAMF hat das Formular

„Anmeldebestätigung zu einem Berufssprachkurs gemäß § 7 Absatz 2 DeuFöV“

aktualisiert/verändert. Die Änderungen werden in Ihrer Datenbank entsprechend angepasst. Sie brauchen nichts weiter dafür zu tun.

Zu erreichen ist das geänderte Formular via:

Menue -> Schalter „Teilnehmer“ -> Schalter „BAMF“ -> Schalter „DeuFö“

 

Aug
31
Fr
2018
Einstufungsauswertung – Änderungen gem. DSVGO
Aug 31 um 7:30 am – 8:30 am

Problem:

Die Einstufungsauswertung beinhaltet standardmäßig Name und Adresse des Teilnehmers.  Bei dem Emailversand wird jedoch von einigen Sprachschulen eine anonymisierte Variante als Anhang bevorzugt.

 

Lösung:

Wenn Sie die Druckfunktion in der Einstufungsauswertung aufrufen, dann wird Ihnen jetzt in einem Requester angeboten, ob Sie eine anonymisierte oder eine vollständige Variante ausdrucken möchten.

Bei dem automatischen Emailversand wird jetzt automatisch immer direkt die anonymisierte Variante beigelegt.