Kann ich mich vom System warnen lassen, wenn ein Kurs ein bestimmtes Niveau oder eine bestimmte Lektion erreicht hat?

 

Marketing_BulletsProblem:

  • Ich möchte zwei Lektionen vor Ende eines Buchs automatisch gewarnt werden, damit ich die Folgebücher rechtzeitig bestellen (und/oder berechnen) kann.
  • Ich möchte wissen, wann die Teilnehmer ein bestimmtes Niveau erreichen, damit ich sie rechtzeitig für eine externe Sprachprüfung anmelden kann oder die Teilnehmer auf die Möglichkeit zur externen Sprachprüfung aufmerksam machen kann.
  • Ich möchte wissen, wann ein Kurs ein bestimmtes Niveau erreicht hat, weil ich im Moment Teilnehmer auf einer Warteliste habe, die dann in den Kurs einsteigen könnten.

 

Lösung:

  • Kurse -> Marketing
  • Bullets auf „ja“ setzen
  • Sie können nun entscheiden, wem die Information zugehen soll. Sie können die Information sogar an z.B. Sachbearbeiter bei den Kundenfirmen automatisch generieren lassen.
  • Tragen Sie Material-ID und Lektion und/oder Niveau ein sowie den Text, der dann bei Erreichen als Warnung erscheinen soll. Sie können für die interne Warnung einen anderen Text verwenden als für die externe (gegenüber Firmensachbearbeiter/innen und Teilnehmern).

 

Beispiel:

Sie kreuzen an

  • Bullets „ja“
  • an Teilnehmer
  • Niveau „1,8“
  • externe Meldung:  … Sie erreichen bald das Niveau B1. Mit Erreichen dieses Niveaus steht Ihnen ein inlingua Leistungszertifikat zu. es besteht aber auch für Sie die Möglichkeit, sich über uns für ein internationales Zertifikat  (z.B. TELC oder LCCI oder Cambridge) anzumelden. Wenn Sie daran Interesse haben, dann sprechen Sie bitte unsere Kursdisponenting Frau cxxxx in den nächsten Tagen an.  …

 

Kurz vor Erreichen des Niveaus B1 wird diese Nachricht automatisch an alle aktiven Teilnehmer erzeugt.

Warum fehlt (manchmal) das Logo und/oder die Adresszeile unten in einer Rechnung?

Problem: Sie drucken eine Rechnung, und auf der Rechnung fehlen Elemente wie das Logo oder die Fuß-Adresszeile(n).

Gründe:

Grund 1:

Sie haben schlicht beim Drucken auf „Firmenpapier“ gestellt. In diesem Fall ist ja gemäß Ihrer Vorgabe das System gehalten solche Elemente nicht zu drucken.

Abhilfe:

  1. Rufen Sie die Rechnung auf
  2. Klicken Sie auf den Schalter „drucken“
  3. Klicken Sie auf „Blanko“

 

Grund 2:

Sie haben den Mitarbeiter, von dessen Konto gerade auf die Datenbank zugegriffen wird, keinen Unternehmensstandort zugeteilt.

Abhilfe:

  1. Rufen Sie die Stammkarte des Mitarbeiters in der Personaldatei auf (Menü -> Personal -> Eingang)
  2. Geben Sie unten rechts bei „Office-ID“ die Adress-ID des Standorts ein. Für alle Sprachschulen, die nur einen einzigen Standort haben, dort bitte die „0“ (Null) eintragen.

 

Grund 3:

Sie haben die Voreinstellungen gelöscht, in denen Logo und Adressinfo abgelegt waren.

Abhilfe:

  1. Wählen Sie Hauptmenü -> CML-Zeile „Grundeinstellung, Setup“ 
  2. Achten Sie darauf, dass oben neben der Adresszeile rechts neben dem Firmenname eine „0“ steht (NULL), damit Sie sicher sind, dass die Änderungen sich auf diesen Standort beziehen.
  3. Gehen Sie zu Frage 3 und fügen Sie dort das Logo ein.
  4. Gehen Sie zu Frage 13 und tragen Sie dort die gewünschten Kopf- und Fußzeilenangaben ein.

 

 

 

Kann man bei Unterschreiten der Mindestteilnehmerzahl den Termin automatisiert absagen?

Aufgabenstellung:

Ein an uns herangetragener Firmenkundenwunsch war, dass Termine, für die sich bereits so viele Teilnehmer entschuldigt haben, dass eine vereinbarte Mindestteilnehmerzahl damit unterschritten würde, von der Sprachschule automatisch abgesagt werden sollten.

Lösung:

Sie können unter Kurs aufrufen -> Layout „• Kurse“ -> Schalter „Firmeninfo“ einstellen, bei welcher Anzahl von Teilnehmern die automatisierte Absage stattfinden soll.

1- Ist das Feld leer, wird der Kurs nicht zur Überprüfung herangezogen.

2- Ist für einen Termin die Mindestanzahl von Teilnehmern durch Absagen nicht mehr zu erreichen, markiert der Computer den Termin als „abzusagen“. Dies wird im Hauptmenü als grüne Zahl im Bereich „Absagen“ angezeigt. Klickt man auf die grüne Zahl, werden einem alle heute und in den nächsten Tagen abzusagende Termine angezeigt. 

3- Dort kann man mittels entsprechender Schalter:

  • alle Teilnehmer
  • den Trainer
  • die Kontaktperson in einer Firma
  • alle zusammen

über die Absage per Email informieren.

Der dunkle Schalter unterhalb von „Status“ zeigt an, ob der Termin intern auch als „verschoben“ (oder ggfs. „abgesagt“) eingetragen ist. Wenn dort noch nichts steht, können Sie den Termin auf „verschoben“ stellen, in dem Sie auf den dunklen Schalter klicken ODER die Emails an die Teilnehmern senden.

ACHTUNG: für das System ist ENTSCHEIDEND, dass die Teilnehmer eine Absage-Email erhalten. Lassen Sie diese ausführen, wird der Termin automatisch auf verschoben gestellt. Sagen Sie nur dem Trainer und der Kontaktperson mittels Email bescheid, bleibt die automatische Absage aus.

Wir haben oft Texte in der Datenbank, die irgendwie anders formatiert sind, z.B. Farbe, oder unterstrichen oder eine andere Schrifttype. Kann man das ändern?

Die Hauptursache für „falsch“ formatierten Text in Feldern ist das Kopieren und Einfügen von Texten via copy & paste aus  anderen Programmen, also z.B. Webseiten, Emails etc. Beim Kopieren aus Programmen werden in der Regel auch alle Attribute wie Farbe, Schrifttype, Fettschrift usw. übertragen. Damit sind die Einträge beim Einfügen in ein Feld der Datenbank dann genauso formatiert wie im Originaldokument.

Lösung:

Wenn man diese Formatierung nicht mit übernehmen möchte, dann sollte man unmittelbar nach dem Einfügen (STRG+v) die Tastenkombination STRG+z drücken, denn diese entfernt alle Attribute aus dem Textclip.

 

Übersicht über ein Lizenzgebiet

1. Einmaliges Einlesen einer Lizenzübersichtsgrafik:

MENUE -> Command-Line-Befehl „Grundeinstellung Setup“

Sie können dort bei Frage 1 im Feld „Lizenzgebiet“ eine Grafik per copy & paste einfügen.

 

2. Wenn in Zukunft die Übersichtsgrafik einmal benötigt wird, können Sie diese via 

MENUE -> Command-Line-Befehl „Lizenzgebiet“

jederzeit abrufen und einsehen.

 

Kann man sich irgendwo informieren, ob ein Trainer seine vereinbarten Mindest- oder Maximalstundenzahl unter- bzw. überschreitet?

Problem:

Gerade bei Festangestellten aber auch bei freien Trainern ist es wichtig, die Anzahl der Wochenstunden in dem vereinbarten Korridor zwischen Mindeststunden and Maximalstunden pro Woche zu halten.

 

Lösung:

Sie brauchen im Prinzip nichts zu tun. Das System überprüft selbsttätig, ob Trainer (z.B. aufgrund von Terminabsagen etc.) unter die vereinbarte Mindeststundenanzahl pro Woche fallen. Ist das der Fall, erhält der Päd.Leiter automatisch eine diesbezügliche Email aus dem System.

 

Damit bei Ihnen die Funktion greift müssen folgende Bedingungen erfolgt sein:

  1. Sie müssen eine Person in der Personaldatei haben, die
    1. unten rechts (Menue -> Schalter Personal -> Schalter Eingang) als Beschäftigungsstatus „aktiv“ eingetragen hat,
    2. dessen Position ebenfalls unten rechts entweder „Director of Studies“ lautet oder „Pädagogische Leitung“,
    3. die ebenfalls unten rechts eine gültige Emailadresse eingetragen hat (denn dorthin geht letztendlich die Email)
  2. Sie müssen bei den Trainern, deren Stundenkontingent in dieser Weise überwachen möchten unter (Menue -> Schalter Personal -> Schalter Eingang -> Schalter Finanzielles) eine Mindestwochenstundenzahl (und ggfs. auch eine Maximalstundenwochenzahl) eingegeben haben. Steht in den Felder nichts, werden diese nicht weiter überprüft.

Sollten Sie die Email an eine Person schicken wollen, die nicht im Feld „Position“ als „Director of Studies“ oder „Pädagogische Leitung“ markiert werden kann, dann geben Sie uns bitte Bescheid unter Angabe der Zieladresse. Dann programmieren wir diese manuell in das Ablaufskript.

 

Wie kann man Einzeltrainings finden, die laufen, aber bei denen kein nächster Termin vereinbart wurde?

Problem:

Ihre Trainer vereinbaren die Termine mit Teilnehmern direkt. Ein Problem entsteht dann, wenn die beiden sich zum Zeitpunkt des Trainings nicht auf einen nächsten Termin einigen können. Dann nämlich kann es sein, das Trainer und/oder Teilnehmer das einfach vergessen, so dass ein Folgetermin entweder überhaupt nicht mehr vereinbart wird oder erst viel später.

Lösung:

MENUE -> Command-Line-Befehl „Einzeltraining Terminnachverfolgung“.

Es wird eine Liste (F857i) angezeigt mit allen Einzeltrainings, die

  • laufend sind und
  • bei denen der letzte durchgeführte Termin wenigstens 10 Tage zurückliegt und
  • für die kein weiterer Termin in der Zukunft eingetragen ist und
  • für die keine aktuelle Pause ansteht/besteht.

In der Liste wird die Telefonnummer des Teilnehmers angezeigt, so dass man ihn direkt anrufen kann. In das Bemerkungsfeld (gelb) kann man dann den Status quo eingeben.

Tipp:  wenn Sie etwas in die Bemerkungen schreiben, dann schreiben Sie besser auch rein, wer und wann das eingetragen hat, damit man in Zukunft weiß, ob das noch irgendeine Relevanz hat oder nicht. Beispiel:

CW/31.08.17: Teilnehmer bereitet sich im Moment auf eine Messe vor und hat deswegen in den nächsten 3 Wochen keine Zeit.

Gibt es eine Möglichkeit einem Teilnehmer mitzuteilen, wann sein individuell letzter Kurstermin ist, und kann man ihm das eventuell noch als Übersicht mitgeben, z.B. bei einem Vertrag?

Sie können einem Teilnehmer eine individuelle Terminliste ausdrucken. Dafür müssen Sie wie folgt vorgehen:

 

Vertrag in der Vertragsdatei aufrufen,

unten rechts auf «Termine» klicken.

 

Sollte ein Teilnehmer weniger Termine in der Liste als gekaufte Stunden haben, erhalten Sie eine Meldung der Art:

„Der Teilnehmer hat nach Teilnahme an dem letzten Termin in der Terminliste noch 6 Reststunden.“

Dies wird fast immer der Fall sein, wo ein Teilnehmer Einzeltraining mit freier Terminvereinbarung gebucht hat. Dann stehen i.d.R. nicht alle Termine bereits von Anfang an fest.

Trainersätze (und Fahrtkosten) rückwirkend (oder nachträglich) ab einem bestimmten Geltungsdatum ändern

Problem:
Ab und zu kann es vorkommen, dass es notwendig wird, den Trainersatz, also den Betrag, den man einem Trainer pro Trainingseinheit bezahlt, rückwirkend ab einem bestimmten Datum zu ändern.Zum Beispiel, wenn man den Trainersatz beim Einrichten des Kurses falsch eingegeben hat oder ein man sich irgendwann mit dem Trainer für diesen Kurs auf einen anderen Satz einigt …

Lösung:

  1. Rufen Sie den Kurs in der Kursdatei auf.
  2. Klicken Sie auf den Schalter „Interna“.
  3. Geben Sie im Bereich Trainersatz rechts das Datum ein, ab dem die neue Regelung gelten soll.
  4. Klicken Sie auf „Do it!“

Wie kann ich am einfachsten Kunden für Weihnachtskarten und Weihnachtspräsente markieren und vielleicht auch drucken?

Normalerweise bräuchten Sie nur Folgendes zu machen:

  1. gehen Sie zu MENUE -> ADRESSEN
  2. klicken Sie auf den Schalter „»EMAIL“ (rechts etwas auf halber Höhe auf dem Layout)
  3. geben Sie im Bereich Standardmailing von links nach rechts ein: 1. Feld nichts 2. Feld „alle“ 3. Feld nichts 4. Feld „Weihnachtspräsent“ (selbstverständlich könnten Sie in den Feldern 1 und 3 die Suche auch weiter einschränken)
  4. klicken Sie nun auf „suchen“

Sie sehen nun an wie viele Adressen Sie Weihnachtspräsente leisten wollen. Die Personen sind drüber hinaus oben in der Liste der Kontaktpersonen mit „•“ markiert.

Sie können auf diese Weise auch Weihnachtsemails (statt Karten) generieren.

 

Für Sprachschulen mit „multiple Mailshot“-Funktion:

  1. MENUE -> Schalter „Mailshot“ oben rechts neben ADRESSEN
  2. Schalter „Adressen importieren“ klicken
  3. „mit •“ auswählen

Sie erhalten eine Liste aller Personen, die eine Weihnachtskarte (oder ein Weihnachtspräsent; je  nachdem was Ihr Suchkriterium war) bekommen sollten.

 

Voraussetzung ist allerdings, dass die Kontaktpersonen in der Adressdatei überhaupt entsprechend markiert wurden. So markieren Sie Kontaktpersonen für Weihnachtspräsente und/oder Weihnachtskarten:

  1. gehen Sie zu MENUE -> ADRESSEN
  2. klicken Sie unten bei der Liste der Kontaktpersonen bei der Person, die eine Karte oder ein Geschenk erhalten soll, auf den Schalter „>>“
  3. rechts außen können Sie unter „erlaubte Kontakte“ ankreuzen, was die Kontaktperson erhalten soll.

 

Wie kann ich am besten einen Trainer für einen Kurs planen?

a7014Problem:

Sie planen einen neuen Kurs und suchen nun einen Trainer, der

  • im genannten Zeitraum auch Trainer in der Sprachschule ist (also nicht erst später einsteigt oder das Unternehmen vor geplantem Kursende verlässt) [MENUE -> Personal -> Eingang -> „Austritt“/“Eintritt“],
  • grundsätzlich eigentlich für die geplanten Tage und Zeiten einsetzbar sein (also keine Tage oder Zeiten, wo der Trainer bereits gesagt hat, dass er an diesen Tagen oder diesen Zeiten GRUNDSÄTZLICH nicht kann) [MENUE -> Personal -> Eingang -> Urlaub/Abw. -> oben links die Tabelle],
  • für keinen der Termine und Zeiten bereits Urlaub oder eine sonstige Abwesenheit mitgeteilt hat [MENUE -> Personal -> Eingang -> Urlaub/Abw. -> rechts die Tabelle],
  • nicht bereits schon Termine in Kursen hat, die mit diesem Terminplan kollidieren würden.

 

Lösung:

Menue -> Kurse -> Kurs aufrufen -> unten auf „Termine“ klicken -> auf „Trainer suchen“ klicken -> oben auf den blauen Schalter „EIN Trainer für alle Termine“ klicken.

 

Anbei ein Verlaufsplan, der Ihnen alle Möglichkeiten darstellt.

 

Wie kann ich den Umsatz, den ich mit einem Unternehmen in einem gewissen Zeitraum mache, herausfinden?

Problem:

Für Kundengespräche (Rabattgespräche) möchte man wissen, wie viel Umsatz man mit einem Unternehmen im Quartal oder Jahr gemacht hat.

 

Lösung:

  1. Adresse in Adressdatei aufrufen
  2. unten auf den Schalter „Rechnungen“ klicken
  3. wenn: keine Rechnung angezeigt wird, ist der Umsatz grundsätzlich €0,00
  4. sonst: Adress-ID kopieren (CTR+C)
  5. Suchfunktion aktivieren (CTRL+F)
  6. in das Adress-ID-Feld die Adress-ID einfügen (CTR+V)
  7. oben links im Feld „Datum“ den Zeitraum eingeben, z.B. „01.01.2015…31.12.2015“  (auch jeder andere Zeitraum möglich)
  8. Suchfunktion auslösen
  9. unten auf den Schalter „Liste“ klicken
  10. die Liste nach ganz unten scrollen. Dort ist die Gesamtsumme für den Zeitraum ausgewiesen.

 

Wir wollen einen Teil der Zwischen- und Endbefragungen noch mit Papier machen, und trotzdem soll das System uns informieren. Geht das?

Problem:

Bei größeren inhouse-Gruppen möchten wir, dass die Zwischenbefragungen und Endbefragungen nicht mit der automatischen Email geschickt werden, sondern wir möchten, dass der/die Kursdisponent/in in den Kurs geht, kurz mit den Teilnehmern spricht und dann die Feedback austeilt.

Wir glauben, dass es wichtig ist, dass sich jemand von der Verwaltung auch mal im Kurs sehen lässt und finden das deswegen als eine perfekte Gelegenheit.

Trotzdem möchten wir aber, dass der Computer uns automatisch daran erinnert, wenn eine Zwischen- oder Endbefragung ansteht.

Was müssen wir tun?

 

Lösung:

Bei solchen Kursen klicken Sie einfach auf INTERNA ->, und stellen dort auf „Feedback-Befragungen per Email elektronisch abfragen“ auf „n“.

 

Von nun ab werden die Zwischen- und Endbefragungstermine zwar noch auf dem Tagesplan angezeigt, es wird aber keine Emails mehr verschickt. Also genau das, was gewünscht ist.

Einen Punkt sollten Sie dabei allerdings beachten: bei der automatischen Email-Funktion wird auch geprüft, ob eventuell ein Teilnehmer INDIVIDUELL seinen letzten Termin in einer Gruppe hat, auch wenn der Kurs damit für die anderen Teilnehmer noch nicht zu Ende ist. Dieser Umstand wird mit dem Abschalten nicht mehr überwacht.

Wann werden Kurse automatisch im Internet angezeigt, bzw. wann nicht (mehr)?

Hier die Kriterien für die Frage, ob ein Kurs im Internet angezeigt wird oder nicht:

  • Layout „• KURSE“: -> Kurs muss auf „offen“ stehen
  • Kursstatus muss „geplant“, „laufend“ oder „auslaufend“ sein
  • Der Kurs muss als Startdatum ein Datum innerhalb der nächsten 6 Wochen haben (Tagesdatum + 45 Tage)
  • Der Kurs muss mind. 4 Resttermine haben oder er hat zwar weniger, aber nur weil er generell 4 oder weniger Termine hat. Ausnahme:  wenn die Kursart „Prüfung“, „Dauerkurs“ oder „Seminar“ ist, dann gilt die „mind. 4 Resttermine“ grundsätzlich nicht, d.h. auch ein einziger Termin würde veröffentlicht.
  • Wenn es sich um einen Kurs mit fixierter Anzahl von Sollterminen handelt, dann dürfen nicht bereits 75% des Kurses abgeleistet worden sein (heißt: wenn ein Kurs zu 3/4 erfüllt ist, verschwindet er automatisch von der Liste).
  • Layout „KURS-INTERNA“: Kurs veröffentlichen im Internet -> muss auf „j“ stehen
  • Layout KURSE -> TEILNEHMER -> Die Anzahl der aktuellen Teilnehmer muss kleiner als die Anzahl der maximalen Teilnehmer sein.

 

Ein Kurs verschwindet automatisch aus dem Internet, wenn:

  • er bei „Kurs im Internet veröffentlichen“ auf „nein“ gestellt wird oder dieses Feld leer wird,
  • die Anzahl der maximalen Teilnehmer erreicht ist,
  • der Kurs auf „geschlossen“ gestellt wird,
  • der Kursstatus auf „beendet“, „storniert“ oder „ausgesetzt“ gestellt wird,
  • er kurz vor seinem Ende steht (mind. 75% erfüllt oder nur noch 4 Resttermine es sei denn es handelt sich um eine Prüfung, einen Dauerkurs oder um ein Seminar),
  • sein Startdatum um mehr als 45 Tage in der Zukunft liegt.

Welche Möglichkeiten gibt es, die Feedbacks auszuwerten und darzustellen?

Es hängt im Wesentlichen davon ab, aus welcher Ausgangslage heraus ich mich für das Thema interessiere. Als Päd.Leiter würde mich am ehesten Tendenzen, und Kursentwicklung hinsichtlich Zufriedenheit interessieren. Als Firmenkunde würde mich eher die individuelle Meinung meines Teilnehmers interessieren. Hier eine Übersicht über Möglichkeiten:

 

A.  Als Center-Mitarbeiter möchte die Feedbacks eines Teilnehmers sehen:

  1. Teilnehmer in Teilnehmer-Datei aufrufen
  2. Command-Line-Befehl „Feedback DIESES Teilnehmers“
  3. in der Liste das Feedback anklicken, dass man sehen möchte

 

B.  Als Firmenmitarbeiter mit Kunden-Login möchte Feedbacks einsehen:

  1. in Kundenterminal einloggen
  2. In der Task-Liste „Teilnehmer    Feedbacks“ auswählen
  3. auf einen Teilnehmernamen klicken

 
C.  Als Kursdisponent oder Päd. Leiter möchte ich die Feedbacks eines Kurses sehen:

  1. Kurs in der Kursdatei aufrufen
  2. Command-Lne-Befehl „Feedback DIESES Kurses F69“ ausführen lassen

 

D.  Als Center-Leiter oder Päd.Leiter möchte ich einen schnellen Überblick haben, wie zufrieden aktuell die Teilnehmer sind, und wer ggfs. nicht zufrieden ist und womit:

  1. MENUE -> Schalter „Leist.Nachw.“ (oben links) -> Zeitraum unten eintragen, z.B. die letzten 3
  2. Monate“Check Off Progr. Check & Feedb.“ anklicken

 

 

Kann ich im System der Geschäftsführung auch eine VERTRAULICHE Information hinterlegen, die die anderen NICHT lesen können?

Ja, das können Sie. so geht’s:

  1. MENUE -> Schalter „Workflows“ -> in das sich öffnende Feld „neu“ eingeben und warten.
  2. es wird nun ein ACT angelegt. Sobald die ACT-Liste erscheint, können Sie sie ausfüllen. Im Bereich „vertraulich“ können Sie 2 Stufen auswählen: „Management“ und „Direktion“. Wählen Sie „Direktion“ für ihre Geschäftsführung oder „Management“ für Ihren Abteilungsleiter.

 

Da es sich hierbei ja um eine ACT-Funktion handelt, können Sie die Vertraulichkeit natürlich auch bei ACTs einstellen, die Sie aus einem Vertrag, einem Kurs, einer Adresse … heraus angelegt haben. Sie können die Vertraulichkeit auch erst nachträglich einstellen. Nur können Sie sie nicht mehr zurücknehmen und den Datensatz dann auch nicht mehr löschen, sobald die Vertraulichkeitsstufe höher als Ihre eigene ist.

 

Können bei der Funktion „Email an alle aktiven Teilnehmer des Kurses“ auch ein/e Sachbearbeiter/in gleich automatisch mit informiert werden?

Problem:

Es gibt die nützliche Funktion „Email an alle aktiven Teilnehmer des Kurses“. Sie finden sie im Command-Line-Modul des betreffenden Kurses. Manchmal erbitten Firmen, dass solche an Firmenteilnehmer gehenden Emails auch immer als Kopie an den/die Sachbearbeiter/in gehen. Bisher erledigte das System zwar die Email an die Teilnehmer, aber die Email an  den/die Sachbearbeiter/in mussten Sie manuell erledigen. Keine große Sache sicherlich, aber Grund genug, dieses Problem anzugehen.

Lösung:

Sie können jetzt bei Firmenkursen (nicht bei offenen Kursen!), bei

  1. Kurs aufrufen
  2. unten rechts Schalter „Firmeninfo“ klicken
  3. oben ein Kreuz setzen bei: „Kopie der Mails an die Gruppe auch an Sachbearbeiter“

Sie müssen dann noch darauf achten, dass

  • mindestens eine der beiden möglichen Personen („Person 1“; „Person 2“) ein Kreuz hat und
  • bei „Email“ eine gültige Emailadresse eingetragen ist.

Ist das der Fall, wird bei jeder Email, die Sie über den CML-Befehl „Email an alle aktiven Teilnehmer des Kurses“ erzeugen, automatisch eine Kopie an die angekreuzten Kontaktperson(en) geschickt.

Entfernen Sie das Kreuz bei „Kopie der Mails an die Gruppe auch an Sachbearbeiter“, werden ab dann keine Kopien mehr verschickt.

Kann ich dem System auch mehr als eine einzige Adresse für die Zusendung einer Rechnung per Email nennen?

Problem:

Es kann vorkommen, dass ein Unternehmen zwar der Zusendung von Rechnungen per Email zustimmt, diese aber an mehr als eine einzige Emailadresse geschickt haben möchte.

 

Lösung:

Die Rechnung bezieht die Zieladresse (Emailadresse) aus dem dazugehörigen Vertrag. Dort finden Sie unter dem Schalter „Rechnung“ die Emailadresse sowie die entsprechende Anrede. Im Feld der Emailadresse können Sie theoretisch auch mehr als eine Email-Adresse eintragen. Wie die einzelnen Adressen allerdings voneinander zu trennen sind, hängt nicht von Filemaker ab, sondern von den Vorgaben Ihres Standard-Mailprogramms.

In AppleMail zum Beispiel werden die einzelnen Adressen mittels Semikolon getrennt. Sie sollten es einmal mit Semikolon versuchen. Viele Mailprogramme werden damit klarkommen. Andere verwenden das Komma oder TAB zur Trennung. Dort ist Ausprobieren oder Nachlesen im Handbuch des Programms angesagt.

Was ist der beste/schnellste Weg Teilnehmerzertifikate und Zeugnisse auszustellen?

A. Ein Kurs läuft aus, allen Teilnehmern soll eine einfache Teilnahmebescheinigung OHNE individuelle Benotung ausgestellt werden:

  1. Kurs aufrufen
  2. auf den Schalter „Teilnehmer“ klicken
  3. unten rechts den Zeitraum eintragen
  4. die Zertifikatsvorlage auswählen
  5. auf „herstellen“ klicken.

B. Ein Kurs läuft aus, für alle Teilnehmer soll ein Zertifikat MIT individueller Benotung ausgestellt werden:

  1. kopieren Sie sich die Kursnummer
  2. gehen Sie zu MENUE -TEILNEHMER- > KURSE ->  und aktivieren Sie dann die Suchfunktion STRG+F
  3. Alternative 1: Sie wollen ALLEN Teilnehmern des Kurses ein Zertifikat ausstellen, dann geben Sie die Kursnummer unten links unter der Spalte „Kurs“ in das zweite Feld von links ein und führen die Suche aus,
  4. Alternative 2: Sie wollen nur den aktuell am Kurs teilnehmenden Personen ein Zertifikat ausstellen, dann geben Sie die Kursnummer weiter rechts unter „derzeit teilnehmend“ ein (3. Feld von links)
  5. Klicken Sie nun unten auf BESCHEINIGUNGEN
  6. geben Sie den Zeitraum ein
  7. wählen Sie die Zeugnisart aus
  8. legen Sie fest, ob sich die Bescheinigung auch über frühere Kurse erstrecken soll
  9. klicken Sie auf den entsprechenden Kurs in der dargestellten Kursliste
  10. tragen Sie unten rechts die individuellen Ergebnisse des Teilnehmers ein
  11. klicken Sie auf „drucken“, um das Zeugnis zu drucken. Die Erstellung des Zertifikats, samt der individuellen Ergebnisse, wird von dem System in die Historie der Bescheinigungen geschrieben, damit Sie auch später feststellen können, was Sie dem Teilnehmer wann in welcher Form bescheinigt haben.
  12. klicken Sie auf ZURÜCK
Sie können nun einfach zum nächsten Teilnehmer blättern und auf den Kurs klicken (vgl. o.g. Punkt 10), um das nächste Zeugnis herzustellen. Auf diese Weise können Sie schnell viele Zeugnisse für einen Kurs herstellen.
WICHTIG:
Damit die Ausweisung des aktuellen Niveaus und des entsprechenden Bescheinigungstextes automatisch erscheint, müssen 4 Dinge gewährleistet sein:
  • der Trainer muss in den Leistungsnachweisen die Material-ID und die Lektion regelmäßig und korrekt eingetragen haben
  • das Material muss in der Materialdatei eingetragen sein, und unter KEYPOINTS muss jeder Lektion des Materials eine Niveaustufe zugeordnet sein (Spalten „Unit“, „Level“ und „ERF“)
  • jeder Lektion des Materials muss ein Bescheinigungstext zugeordnet sein (Spalte „Cert.“). Wenn Sie nur einen einzigen Text für alle Levels verwenden wollen, dann reicht es, überall die „1“ einzutragen. Wir empfehlen über das Material hinweg 4 verschiedene Bescheinigungstexte zu verwenden, je nachdem, ob ein Teilnehmer im 1. Viertel, bei der Hälfte, bei Dreiviertel oder zu Ende des Materials angekommen ist. Dafür benötigen Sie allerdings dann auch bis zu 4 unterschiedliche Bescheinigungstexte
  • unter MENUE -> Material -> Bescheinigungstexte müssen entsprechende Bescheinigungstexte hinterlegt sein.

C. Sie wollen einem Teilnehmer individuell für einen bestimmten Zeitraum ein Zertifikat ausstellen (z.B. für das Finanzamt o.ä.)

  1. Teilnehmer in der Teilnehmerdatei aufrufen
  2. unten auf den Schalter „Bescheinigungen“ klicken
  3. geben Sie den Zeitraum ein
  4. wählen Sie die Bescheinigungsart aus
  5. legen Sie fest, ob sich die Bescheinigung auch über frühere Kurse erstrecken soll
  6. klicken Sie auf den entsprechenden Kurs in der dargestellten Kursliste
  7. tragen Sie ggfs. unten rechts die individuellen Ergebnisse des Teilnehmers ein
  8. klicken Sie auf „drucken“, um das Zeugnis zu drucken. Die Erstellung des Zertifikats, samt der individuellen Ergebnisse, wird von dem System in die Historie der Bescheinigungen geschrieben, damit Sie auch später feststellen können, was Sie dem Teilnehmer wann in welcher Form bescheinigt haben.
  9. klicken Sie auf ZURÜCK

 

D. Einem Teilnehmer soll ein altes, früher einmal gegebenes, Zertifikat noch einmal ausstellen.

  1. Teilnehmer in der Teilnehmerdatei aufrufen
  2. unten auf den Schalter „Bescheinigungen“ klicken
  3. unterhalb der Kursliste finden Sie eine abgesetzte Zeile. In diesem Feld wird jede Bescheinigungsausgabe automatisch mutprotokolliert, inklusive der Bescheinigungsart, dem Ausstellungsdatum und den individuellen Ergebnissen. Aus diesen Angaben können Sie das Zertifikat nachstellen und noch einmal ausstellen.

 

Wie kann ich bei einer Trainerabrechnung Sonderzahlungen (einmalig oder wiederkehrend) hinzufügen?

Sie wollen auf der Abrechnung eines Trainings noch zusätzliche Positionen aufführen und wertmäßig addieren lassen. So geht’s:

 

  1. Wenn Sie die Trainerabrechnung ausführen lassen, dann lassen Sie sich die F91 des Trainers anzeigen.
  2. Klicken Sie auf „fortsetzen“ dann auf „korrigieren“.
  3. Sie können jetzt unten unter der Aufstellung bis zu 4 zusätzliche Positionen aufführen.

 

Das war’s!

Wie kann ich die Raumauslastung meiner Sprachschule für gewisse Tageszeiten über variable Perioden und Uhrzeiten überwachen?

F27Um Ihnen bei der Raumplanung mehr Möglichkeiten bei der Bewertung der Kapazitäten zu geben, haben wir einige Funktionen der Raumauslastungsberechnung nun auf einem einzigen Abfragefenster zusammengefasst.

So erreichen Sie die Abfrage:

  • MENUE -> Command-Line-Befehl „Raumauslastung F27“ aufrufen

Das können Sie einstellen:

  • Sie können einen gesamten Zeitraum festlegen (letzter Monat, letztes oder dieses Jahr oder jede anderen frei definierbaren Zeitraum),
  • in diesem Zeitraum können Sie zeitlich den ganzen Arbeitstag oder auch nur Ausschnitte daraus anschauen (also z.B. nur den Bereich für Abendkurse, also ca. 16:45 Uhr bis vielleicht 23 Uhr),
  • Sie können diese Ansicht auf bestimmte Wochentage reduzieren (also z.B. nur den Montag, oder Montag und Donnerstag o.ä.),
  • und letztendlich können Sie diese Anfrage auf einen einzigen Raum oder auf alle Räume ausdehnen.

Folgende Fragen lassen sich damit klären:

  • Ist ein bestimmter Raum an einem bestimmten Wochentag in einem Zeitraum zu gewissen Uhrzeiten frei (Beispiel ist vom 1.4.2015 bis zum 31.7.2015 der Raum 5 montags und donnerstags zwischen 17:00 und 19:00 Uhr frei)?
  • Wie groß ist die Auslastung unserer Räume in diesem Monat in den Abendstunden?
  • Wie groß war die Auslastung aller unserer Räume im letzten Monat/Jahr?

u.v.m.

Wie lässt sich am besten ein Training mit Telefontraining, Videokonferenz-Training, Email-Training, iOL etc. verwalten?

Eines der Probleme, die es zu bedenken gilt, ist der Stundentakt. Früher war es so, dass man beim Face-to-Face-Training (Präsenztraining) zwar unterschiedliche Stundentakte haben konnte, die waren aber dann zumindest für den betreffenden Kurs regelmäßig, also z.B. 45 Minuten oder 60 Minuten = 1 Trainingsstunde.

In den letzten Jahren hat sich eine Menge getan, und der Stundentakt ist kein festes Dogma mehr. Unsere Empfehlungen sind z.B.

  • für Telefontraining 15 oder 20 Minuten als Einheit
  • für Videokonferenztraining 15, 20, 30, 45 oder 60 Minuten als Einheit
  • für Präsenztraining Ihre Standards, meistens also 45 oder 60 Minuten
  • für Emails nach Anzahl, nicht nach Zeit
  • für online-Lernplattformen monatlich (Kalendermonat)

Sie sollten also, wenn Sie Telefontraining und Präsenztraining anbieten, schauen, dass sich die Telefontraining-Einheiten mit den Präsenztraining-Einheiten „vertragen“.

Beispiel: Telefontraining = 15 Min. Präsenzraining = 45 Min. => 3x Telefontraining = 1 Präsenztraining

Telefontraining = 20 Min. Präsenzraining = 60 Min. => 3x Telefontraining = 1 Präsenztraining

Auf diese Weise können Sie dann einen einheitlichen Stundentakt vergeben, die Teileinheiten bilden nämlich wieder eine passende Gesamtmenge ohne Rest. Beispiel:

Sie haben verkauft:

  • 10 x F2F-Termine (Präsenztraining) à 45 Min.
  • 15 x Telefontraining
  • 5 x Videokonferenz-Training

Sie können also in die Kursdatei eintragen:

  • Stundentakt = 45 Min.
  • F2F = 10
  • TEL = 15
  • VID = 5
  • Anzahl Termine = 30
  • Anzahl Stunden = 20 Trainingsstunden (10 x 45 Min + 5 x 45 Min + 15 x 15 Min (entspricht 5 x 45Min.)

Auf diese Weise ist es Ihnen möglich, jede beliebige Kombination von Trainingsmöglichkeiten nahtlos in das System zu integrieren.

Termine, die als Telefontraining oder Videokonferenztraining gegeben werden, können Sie entsprechend markieren, indem Sie im Kurs auf der Terminseite auf den kleine schwarzen Pfeil links vor dem Termin klicken und dann in dem blauen Feld auswählen, um was für eine Trainingsform es sich dabei handelt.

Das müssen Sie aber grundsätzlich überhaupt nur dann tun, wenn Sie in einem Kurs eine Mischform fahren. Dann nämlich kann der Computer nicht mehr automatisch erkennen, wann es sich um welche Form handelt. Wenn das gesamte Training nur aus Videokonferenz-Training besteht oder aus Telefontraining, dann müssen Sie keinerlei Spezifizierungen vornehmen, sondern das nur auf der Startseite des Kurses unter „Kursart“ einmalig für diesen Kurs einstellen.

Wie kann man bei einer Rechnung, die, weil sie als Sammelrechnung vorbereitet ist, trotzdem mit einer Rechnungsnummer versehen lassen und quasi außerplanmäßig verschicken?

Problem:

Sie haben einen oder mehrere Verträge eines Kunden auf „Sammelrechnung“ stehen. Das heißt in der Konsequenz, wann immer vom System aus eine Rechnung für diese angelegt wird, trägt sie keine Rechnungsnummer, weil sie ja schließlich wieder aufgelöst wird und in die Sammelrechnung mit einfließt.

Jetzt möchten Sie aber zum Beispiel die Bücher separat in Rechnung stellen und schon bezahlt haben. Erzeugen Sie aber die Materialrechnung aus dem Vertrag heraus, vergibt das System weiterhin keine Rechnungsnummer, schließlich ist das ja eigentlich die Vereinbarung.

Lösung:

Lassen Sie die Rechnung erstellen. Wenn Sie auf dem Basislayout der Rechnung sind, entfernen Sie die Vertragsnummer oben rechts, und klicken Sie dann unten links auf den Schalter „Rechnung“.

Es wird nun eine Rechnungsnummer vergeben, und die Rechnung wird angezeigt.

Tragen Sie dort wieder die Vertragsnummer ein.

Das war’s.

Gibt es eine Möglichkeit, die Räume nur für einen bestimmten Zeitraum am Tag neu berechnen zu lassen?

Ja, den gibt es.

 

Wenn Sie den Terminplan aufrufen (z.B. durch STRG+1) haben Sie oben die Zeitskala von 7:00 Uhr bis 22:00 Uhr. Wenn Sie dort auf z.B. die Uhrzeit 14:00 Uhr klicken, dann zeigt das System Ihnen nur noch Kurse, die für den Zeitraum ab 14:00 Uhr noch relevant sind. Kurse also, die vorher bereits beendet sind, verschwinden aus der Liste.

Wenn Sie nun die Raumplanung durchführen lassen, erstreckt sich diese nur noch auf die Termine ab 14:00 Uhr.

 

Sie könnten sogar noch individuell Termine ausblenden. Wenn Sie z.B. die Termine ab 20:00 Uhr auch von der Liste entfernt haben wollen, dann gehen Sie einfach ans Ende des Terminplans, klicken auf den Balken des letzten Kurses, und drücken die Tastenkombination STRG+T.

Wie Sie sehen, ist damit der Termin aus der Liste ausgeblendet. Auf diese Weise können Sie auch die Kurse mit Relevanz am 20:00 Uhr ausblenden. zurück bleiben dann die Kurse im Zeitraum, den Sie neu berechnet haben wollen.

 

Der häufigste Fall wird allerdings der zuerst genannte sein, nämlich dass man z.B. am Nachmittag nur noch die heute noch stattfindenden Kurse neu verteilt haben möchte, z.B. weil plötzlich ein bestimmter Raum nicht mehr zur Verfügung steht oder ein bestimmter Raum außerplanmäßig genutzt werden muss, weil da z.B. ein Beamer vorhanden ist o.ä.

Kann man die Teilnehmerliste in einem Kurs „aufräumen“, wenn dort zuviele Teilnehmer stehen, die schon längst ausgeschieden sind?

Im Prinzip ja 🙂

Was Sie machen können ist folgendes:

Am Ende eines Jahres können Sie die Kurse aufrufen, bei denen Sie die Teilnehmerliste „aufgeräumt“ haben möchten. Wenn Sie einen solchen Kurs in der Kursdatei vor sich haben, wählen Sie einfach den Command-Line-Befehl „in Jahreskurse aufspalten“ aus, und der Computer macht folgendes

  • er legt einen neuen Kurs an mit dem bestehenden Kursnamen. Der alte Kurs erhält als Namenszusatz das Kalenderjahr, also z.B. wenn Sie einen Kurs „Mallorca“ haben, dann bekommt der zum Jahresende abgeschlossene Kurs den Namen „Mallorca 201x“. Der neue Kurs behält den Namen „Mallorca“,
  • im alten Kurs „Mallorca 201x“ bleiben alle Teilnehmer so eingetragen wie sie waren, und der Kurs behält alle Termine bis Ende des Kalenderjahres,
  • der neue Kurs behält den bekannten Kursnamen, er erhält nur die Termine, die im neuen Jahr oder später liegen und nur die Teilnehmer, die jetzt oder in Zukunft für diesen Kurs relevant sind,
  • im alten Kurs wird der neue Kurs als „Folgekurs“ eingetragen,
  • Materialien, Ausgabedatum der Materialien sowie alle Leistungsdaten bleiben selbstverständlich erhalten.

 

Auf diese Weise können Sie also aus einem Kurs, der über Jahre läuft, Jahreskurse machen, so dass weder die Stundenzahl astronomisch anwächst noch die Teilnehmerliste unübersichtlich wird.

Selbstverständlich berücksichtigt der Computer bei der Bescheinigungserstellung auf Wusch alle vorherigen Kurse mit, so dass Sie auch hier keine Einbußen bei der Verwendung haben.

 

Die Funktion „in Jahreskurse aufspalten“ kann nur in den Monaten Dezember oder Januar ausgeführt werden. Wird sie im Januar ausgeführt, funktioniert sie so, als wäre es noch Dezember des Vorjahres.

 

Mit den Jahreskursen behalten Sie trotzdem weiterhin auch Übersicht über die gesamte Historie. Wenn Sie im Bereich „Folgekurs“ auf den linken Pfeil klicken, gelangen Sie auf den vorherigen Kurs (analog bei dem rechten Schalter analog den nachgeschalteten Kurs). So erreichen Sie also per Knopfdruck Mallorca -> Mallorca 2015 ->Mallorca 2014 -> Mallorca 2013 -> …

 

ACHTUNG:  Die Funktion kann aus Sicherheitsgünden nur von einem Konto mit der Berechtigungsklasse „Direktor“ oder „Geschäftsführung“ ausgelöst werden.

Gibt es eine Möglichkeit, einem Teilnehmer (Kunden) nur die Stunden in Rechnung zu stellen, an denen er tatsächlich anwesend war, zum Beispiel auch in offenen Kursen (Konversationskursen)?

Problem:

Sie möchten mit Teilnehmern eine Sondervereinbarung treffen, der Art dass diese nur dann Stunden bezahlen müssen, wenn sie auch tatsächlich an einem Termin teilnehmen. Dabei handelt es sich aber nicht um Einzeltraining, sondern um einen Gruppenkurs, nämlich einen Konversationskurs.

Bisher gab es keine Möglichkeit, solche Anmeldungen in Gruppenkurse auf „nur berechnen wenn teilgenommen“ zu begrenzen. Dies ist nun möglich.

 

Lösung:

  1. Vertrag aufrufen in Vertragsdatei,
  2. unten links auf »Details« klicken,
  3. oben links „ausnahmsweise nur anwesend berechnen“ anklicken.

 

Diese Einstellung funktioniert systemweit, heißt nicht nur werden die IST-Stunden des Vertrags entsprechend ermittelt, sondern auch die Übersichten „vergangene Termine dieses Vertrags“ oder die Rechnungsstellung ist dabei eingebunden, insofern können Sie die Funktion also in jeder erdenklichen Richtung vollständig nutzen.

Kann man irgendwie zwei Adressen in der Adressdatei zusammenlegen ?

zusammenlegenDas Problem:

Es sollte nicht vorkommen, aber es tut es natürlich – man hat eine Adresse zwei mal angelegt, und nun sind auf beiden Kurse, Teilnehmer, Berichte oder Verträge angelegt. Das heißt, man kann nicht einfach eine der beiden Adressen löschen, sondern man müsste sie irgendwie zusammenbringen.

Die Lösung:

  1. In der Adressdatei den Command-Line-Befehl „zusammenlegen von Adressen“ aufrufen.
  2. Links in das rote Feld die Adress-ID der Adresse, die aufgelöst werden soll reinschreiben.
  3. Rechts in das bleue Feld die  Adress-ID der Adresse, die in Zukunft die gemeinsamen Daten tragen soll.
  4. Unten auf den Schalter »jetzt ausführen!« klicken.

Kann man irgendwie eine Liste machen, wer in einem bestimmten Zeitraum Geburtstag hat, damit man die Geburtstagskarten fertig machen kann?

Sie haben 2 Möglichkeiten:

a) Sie können die System-interne Geburtstagsgrüße-Funktion verwenden.

So geht’s:

MENUE -> CML-Befehl „Geburtstagskinder heute (F339)“ bzw. „Geburtstagskinder morgen (F339)“ oder „Geburtstagskinder übermorgen. (F339)“. Sie erhalten damit eine Liste, wer an diesen Tagen Geburtstag hat, und zwar: Teilnehmer, Kontaktpersonen in der Adressdatei oder Mitarbeiter/Trainer. Mit der Funktion „Geburtstagskinder übermorgen (F339)“ können Sie eigentlich gut arbeiten, wenn Sie Geburtstagskarten postalisch verschicken. Rufen Sie die Funktion einfach täglich auf, und bereiten Sie so die Postkarten für den nächsten Tag vor.

Die Funktion „Geburtstagskinder heute (F339)“ ist günstig, wenn Sie Geburtstagsgrüße als SMS oder Email verschicken. Dafür ist der Versand nämlich bereits integriert (Schalter oben rechts „Auto“). Bevor Sie diese allerdings auslösen, sollten Sie sich alle Einträge der Liste anschauen. Wenn Sie einem auf der Liste keine Grüße schicken wollen, klicken Sie einfach auf den Namen, und drücken Sie dann die Tastenkombination STRG+T, die Zeile wird dann ausgeblendet aus der Liste.

Wenn Sie die entsprechende Liste (z.B. Geburtstagskinder Teilnehmer, oder Geburtstagskinder Adressen/Kontaktpersonen) vor sich haben, können Sie einfach auf das Layout „• Teilnehmer“ (oder im Falle der Kontaktpersonen „• Adressen) stellen. Dort können Sie zwischen den Geburtstagskindern hin- und herumblättern und deren postalischen Adressen entnehmen. So können Sie die Karten also ohne großen Suchaufwand beschriften.

 

b) Sie können die Suche auch manuell durchführen.

So geht’s:

In die Teilnehmerdatei gehen und als Suchbegriff in das Geburtstagsfeld eingeben (z.B.): 31.03.*

Das Sternchen * bedeutet bei dieser Suche, dass Sie alle Datensätze suchen, deren Datum den 31.3. ausweist, gleich welches Jahr. Sie könnten so z.B. auch eingeben: *.03.*

In diesem Fall erhielten Sie alle Teilnehmer, die im März Geburtstag haben.

Bei den Kontaktpersonen finden Sie das Feld „Geburtstag“ unter MENUE ->Schalter „Adressen“ -> rechts außen in der Zeile der Kontaktpersonen auf den Schalter „»“ klicken, in welcher Zeile und bei welcher Adresse ist erstmal egal. Sie können dann die Suchfunktion auslösen (STRG+F) und in das Geburtstagsfeld oben genannte Suchanfragen eingeben. Bitte beachten Sie: Sie müssen das ggfs. tatsächlich 5x machen, nämlich bei „Person 1“, „Person 2″,“Person 3″,“Person 4″,“Person 5“ separat.

 

Kann man irgendwo nachsehen, welche Bescheinigungen oder Zertifikate man ausgestellt hat oder kann man die vielleicht sogar einsehen und neu drucken?

Die Antwort ist: „im Prinzip ja.“ – Würde man alle Bescheinigungen und Zertifikate als
Dokumente speichern, würde die Datei schnell sehr groß und unhandlich. Das ist aber gar nicht nötig, denn das System bietet Ihnen eine bessere Möglichkeit:

  1. Teilnehmer in Teilnehmerdatei aufrufen und unten auf „Bescheinigungen“ klicken,
  2. In der Zeile über der unteren Schalterleiste finden Sie einen vollen Report, welche Bescheinigung/Zertifikat wann und mit welchem Inhalt ausgefüllt wurde. Dort stehen z.B. auch die Abschlussnoten, wenn Sie diese in dem Zertifikat ausgewiesen haben.

Mit dieser Information können Sie nun jederzeit die Bescheinigung/das Zertifikat  neu ausstellen. Gleichzeitig belastet dies Ihre Datenbank in keiner Weise.

Wo und was muss ich hinterlegen, damit das System automatisch festlegt, ob ein Kunde eine Rechnung per Post oder Email bekommt?

Adressdatei

  1. in Adressdatei den Kunden aufrufen,
  2. dann oben über das Layoutmenü auf das Layout „Rechnungsinfo“ schalten,
  3. in das Feld „Anrede bei Email“ die Anrede schreiben, z.B. „Sehr geehrte Damen und Herren,“ sowie in das Feld „Emailadresse“ die Emailadresse eintragen, an die die Rechnung geschickt werden soll (achten Sie bitte auf korrekte Schreibweise und keine Leertasten oder Returns hinter der Emailadresse).

 

Immer wenn Sie nun einen Vertrag anlegen, stellt der Computer automatisch auf „Versand bei Email“ und trägt auch die genannte Anrede ein. Sie können diese Einstellung jedoch für jeden einzelnen Vertrag zurücknehmen/ändern. Sie können also ausnahmsweise einen bestimmten Vertag auch zurückstellen auf „Versand per Post“. Damit bleiben Ihnen also alle Möglichkeiten erhalten.

 

 

Wie kann man einen irrtümlich verschobenen Termin wieder zurücknehmen?

Problem:

Wenn Sie einen Kurstermin auf „abgesagt“ oder „verschoben“ stellen, dieser dann letztendlich aber doch stattfindet, stellt sich die Frage, wie man diesen Termin wieder reaktivieren kann.

 

Lösung:

  1. Kurs in Kursdatei aufrufen und unten auf den Schalter »Termine« klicken.
  2. Rechts in der Zeile des entsprechenden Termins auf das Wort »abgesagt« bzw. »verschoben« klicken und in dem folgenden Requester auf »ja« klicken.
  3. In das schwarze Kästchen klicken, wo »abgesagt« oder »verschoben« steht, es öffnet sich ein Pulldown-Menü mit Wahlvorgaben. Klicken Sie dort direkt noch einmal auf das Kästchen (egal welche Auswahl damit bestätigt wird), und drücken Sie dann direkt die Backspace-Taste (»<-«).
  4. Es ist zwar nicht zwingend nötig, aber wir empfehlen, dann auch die Felder wie „gesprochen mit“, „Grund der Terminänderung“ leer zu machen. In jedem Fall aber sollten Sie schauen, das im Feld „Trotz Absage Trainer entlohnen“ entweder „j“ oder nichts angekreuzt ist. (Sie können auch hier so verfahren, wie in Punkt 3 beschrieben).
  5. Klicken Sie nun auf den Schalter »zurück«, damit das System ggfs. den letzten Termin wieder aus der Terminliste entfernt (bei verschobenen Terminen).

Fertig.

Gibt es eine Übersicht, was ein Direktor of Studies (DOS) alles tun kann oder muss?

DOS_HB
Ja, es gibt ein eigenes DOS-Handbuch, in dem der Direktor of Studies alle Informationen gebündelt wiederfindet, inklusive eine Liste aller für ihn/sie sinnvollen Aktionen in der Datenbank.

Das DOS-Handbuch finden Sie als Datei „DOS.odt“ in unserer Dropbox „Ceear Dokumentation“ im Unterordner „für Mitarbeiter“.

 

Das odt-Format ist ein OpenOffice-Dokument. OpenOffice ist für alle Plattformen (Windows, Apple, Linux/Unix) verfügbar und kostenlos.

 

Hier der Link zu Open Office, wenn Sie diese Software benötigen.

 

Sie können das Dokument bearbeiten, also auch für Ihren eigenen DOS und Ihre eigene Arbeitsorganisation umschreiben.

Wie können wir feststellen, ob alle Teilnehmer auch mit einem gültigen Vertrag in den Kursen sitzen?

So erkennen Sie, ob ein Teilnehmer (noch) ohne Vertrag ist:

  1. Kursdatei aufrufen,
  2. Command-Line-Befehl „fehlende Vertragsnummer“ ausführen lassen,
  3. unten links auf den Schalter „Teilnehmer“ klicken.

 

Sie können nun durch die einzelnen Kurse blättern. Überall dort, wo ein roter Punkt in der Spalte „Vertrag“ angezeigt wird, fehlt die Vertragsinformation, entweder weil sie schlicht noch nicht eingegeben wurde oder weil es tatsächlich keinen Vertrag gibt.

 

So erkennen Sie, ob ein Vertrag obsolet ist:

  1. Kursdatei aufrufen,
  2. Command-Line-Befehl „fehlende Vertragsnummer“ ausführen lassen,
  3. unten links auf den Schalter „Teilnehmer“ klicken.

Sie können nun durch die einzelnen Kurse blättern. Überall dort, wo ein gelber Punkt in der Spalte „Vertrag“ angezeigt wird, ist der Vertrag als „beendet“oder „storniert“ oder die Anzahl der vertraglich zu leistenden Stunden ist erreicht bzw. überschritten.

 

Wie kann man einen Kurs eintragen, der im Wochenwechsel unterschiedliche Termine und/oder Trainer hat?

Generell gilt schon mal, dass wenn irgendetwas mal nicht passt, dass dann zumindest die manuelle Lösung immer möglich ist und diese auch immer passt.

Das automatische Eintragen von Terminen hat nur einen arbeitsorganisatorischen Vorteil  (Zeit und sonstiger Aufwand). Wenn man es also unbedingt automatisch machen möchte, weil es z.B. sonst viele Termine einzutragen gäbe, wäre das eine Möglichkeit:
Beispiel: 
  • Der Kurs FRANCIS soll in geraden Wochen um MO + FR 13:30-15:00 und in ungeraden Wochen von DI + DO 09:00 -10:30 stattfinden.
  • Geplant sind 60 Termine/120Stunden. Trainer sind A und B.
  • Der Kurs soll am 1. Oktober beginnen
Vorüberlegung:
Rein rechnerisch sollten damit 30 Termine in die geraden und 30 Termine in die ungeraden Wochen fallen.
Nur ist das selten so, da durch Feiertage und andere Umstände Unschärfen eintreten können.
Vorgehensweise:

1. Kurs „Francis“ anlegen mit folgenden Werten:

  • MO + FR 13:30-15:00
  • Startdatum 1. Oktober
  • Periodizität „gerade Wochen“
  • Das ist jetzt wichtig!!: Anzahl der Termine 35 (weil eben nur etwa die eine Hälfte die gerade Wochen fällt, die andere ja in die ungeraden. Bei 35 Termine planen wir mal 5 Termine mehr als Puffer mit ein, so dass bis zu 5 Feiertage damit mit abgedeckt sind. Sie könnten auch 33 oder 40 oder so schreiben …  Nachher lösen wir das auch wieder auf).
  • Kurs aktualisieren lassen. Es werden daraufhin 35 Termine angelegt.
  • Kursnummer notieren. Sagen wir im Beispiel mal die Kursnummer wäre „1334“.
2. einen zweiten Kurs anlegen mit Namen „Francis B“ mit folgenden Werten:
  • DI + DO 09:00-10:30
  • Trainer B
  • Startdatum 1. Oktober (ja, auch hier das gleiche Startdatum verwenden!)
  • Periodizität „ungerade Wochen“
  • Das ist jetzt wichtig !! : Anzahl der Termine 35 ( … siehe oben …).
  • Kurs aktualisieren lassen. Es werden daraufhin 35 Termine angelegt.
3. Sie haben jetzt also 2 Kurse:  1334 und 1335 und würden daraus gerne einen einzigen machen:
  • Gehen Sie im Kurs Francis B (#1335) auf die Seite wo die Termine sind.
  • Klicken Sie links auf den schwarzen Pfeil vor einem der Termine. Welcher ist egal.
  • Sie gelangen damit auf den Tagesreport, und haben 35 gefundenen Datensätze, das sind nämlich dann alle Termine dieses Kurses.
  • Klicken Sie oben links in das Feld wo die Kursnummer steht (#1334).
  • Ändern Sie diese in 1335 ab, und achten Sie darauf, dass der Cursor weiter in diesem Feld steht!
  • Wählen Sie den Fenstermenüpunkt: DATENSÄTZE -> „Feldinhalt ersetzen“, und klicken Sie einfach immer auf „ok“ wasimmer Ihnen angezeigt wird.
  • Der Computer ändert nun die Kursnummer 1335 bei allen 35 Terminen in die Kursnummer 1334 um.
  • Das Resultat ist: das sind nun nicht mehr Termine des Kurse 1335 sondern 1334. Genau so, wie Sie das wollten.
  • Gehen Sie jetzt via MENUE -> KURSE zurück zum Kurs 1335. Stellen Sie diesen auf „storniert“, und löschen Sie ihn dann. Er wird nicht mehr gebraucht.
  • Rufen Sie Kurs 1334 auf. Wenn sie sich dort die Terminliste anschauen, dann sehen Sie nun alle Termine, insgesamt 70 Stück. Klicken Sie nun oben links bei dem ERSTEN TERMIN auf den schwarzen Pfeil links davor.
  • Sie landen wieder im Tagesbericht,  und Sie haben 70 gefundene Datensätze (=Termine). Sie wollen aber nur 60 Termine.
  • Drücken Sie die Tastenkombination STRG+E. Damit löschen Sie diesen Termin und haben nur noch 69 Datensätze.
  • Machen Sie das so oft, bis Sie nur noch (die gewollten) 60 Datensätze haben.
  • Gehen Sie zurück in den Kurs 1334. Stellen Sie dort von „nur gerade Wochen“ auf „regelmäßig ohne Berechnung“, damit man nicht durch unbedachtes Aktualisieren den ganzen Aufwand zunichte macht.
  • Stellen Sie unten links nun auf 60 Termine und 120 Stunden. Theoretisch können Sie auch vorne noch den Wochenplan entspr. ändern, müssen Sie aber nicht.
Was wir genau genommen gemacht haben ist zwei annähernd hälftige Kurse anzulegen, sie zusammenzuführen und dann die Daten noch leicht zu überarbeiten.

Wie kann ich mich vom System warnen lassen, wenn ein bestimmtes Level oder Buchende erreicht wurde?

KursmarketingEs kann vorkommen, dass es wichtig für Sie ist, in einem Kurs informiert zu werden, wenn der Kurs/Teilnehmer ein bestimmtes Niveau oder eine bestimmte Lektion erreicht. Gründe dafür können sein:

 

  • Sie möchten rechtzeitig informiert sein, wenn ansteht, in diesem Kurs neue Bücher (Nachfolgebücher zu bestellen und auszuhändigen),
  • Sie haben dass Erreichen eines bestimmen Niveaus zugesagt,
  • bei Erreichen eines bestimmten Niveaus können Teilnehmer einen bestimmten Test absolvieren,
  • u.v.m.

 

Damit Sie nicht jeden Tag dran denken müssen oder sich einen Termin in Ihren Terminkalender legen müssen, der aber nicht präzise sein kann, der er ja den Kursfortschritt und die Termine nicht berücksichtigen kann, bietet Ihnen das System eine andere Möglichkeit, diesen Punkt sicher und effektiv zu berücksichtigen. Und so geht’s:

 

  1. entsprechenden Kurs in der Kursdatei aufrufen
  2. im Layoutmenü (siehe Schaubild Schritt 1) auf Marketing (Kurs) stellen,
  3. im Bereich „Bullets“ -> „ja“ anklicken und die entsprechende Material-ID und Lektion bzw. das Niveau eintragen.

 

Sie werden nun, je nachdem was Sie angekreuzt haben, Im Tagesbericht oder per Mail über das Erreichen des Zielniveaus oder der Lektion informiert.

 

Wie kann ich anderen Sprachschulen im Verbund die Möglichkeit geben, Kurse einzusehen und zu pflegen?

franchiseterminal

Sie können:

  • Alternative 1:
    einer entfernten Sprachschule die Möglichkeit geben, jederzeit den Fortschritt unddie aktuelle Situation eines Kurses einzusehen, zum Beispiel weil diese Sprachschule Sie beauftragt hat oder weil der Endkunde eine zentrale Verwaltung von Kursen wünscht,
  • Alternative 2:
    selbst jederzeit den Fortschritt und die aktuelle Situation eines Kurses einsehen, den eine entfernte Sprachschule für Sie durchführt.

Um einer entfernten Sprachschule die Möglichkeit einzuräumen, müssen Sie 3 Dinge tun.

In der Adressdatei:

  1. die Adresse muss im Feld „Art der Adresse“ auf „Franchisepartner“ stehen haben,
  2. die Adresse muss einen Security Code haben,
  3. rechts außen bei Security Code muss der „Range“ auf „Franchise-Netzwerk“ stehen.

 

Sie können die Rechte des Einblicks jederzeit auch wieder entziehen, indem Sie den Security Code entfernen.

Sie können, auch wenn die Rechte generell erteilt sind, kursweise die Rechte auch entziehen (Kurse -> Layout „Interna“ -> Feld „Freigabe Franchise“ leer machen).

Ihr Partner braucht übrigens nur einen Internet-Browser und Internet-Zugang. Er braucht keine CeeAr Datenbank. Vollständige Dokumentationen für beide Seiten, also für Sie wie für den Franchisepartner, finden Sie in unserer Dropbox.

Können wir Teilnehmern eine Teilnehmerbefragung auch noch einmal zusenden, wenn sie z.B. nach 14 Tagen noch nicht geantwortet haben?

Ja, das können Sie. Wir halten folgendes Prozedere für sinnvoll:

  1. üblicherweise versenden Sie die Feedbacks über Terminkalender -> Schalter „Feedbacks“
  2. Sie können auch manuell Feedbacks erzwingen:  Kurs aufrufen -> Schalter Interna -> Schalter Feedback (oder Endbefragung)
  3. Der Computer warnt Sie automatisch bei Punkt 1, wenn noch alte Feedbacks anliegen, die noch nicht beantwortet wurden. Und er bietet diese zum Ausdruck an. Die Idee ist, diese ausgedruckten Feedbacks dann dem Trainer zu geben. Sie können aber auch den Ausdruck wegwerfen und stattdessen den Feedback-Bogen noch einmal mailen. Dafür können Sie direkt wie in Schritt 2 beschrieben vorgehen.
  4. Da Sie durch den Ausdruck wissen, wer noch nicht den Feedback ausgefüllt hat (denn nur die werden ausgedruckt), können Sie auch nur denen die Email noch einmal zukommen lassen. Lassen Sie also gemäß Punkt 2 dann die Feedbacks noch einmal erstellen, verschicken Sie aber nur diejenigen, für den Sie einen Ausdruck erhalten haben. Selbstverständlich können Sie das auch völlig individuell halten, also manchen einen Ausdruck geben, anderen noch einmal eine Mail schicken. Bei Endbefragungen ist eventuell eine Mail kostensparend.

 

Wie kann ich Teilnehmer anschreiben/ansprechen, die 3 mal hintereinander gefehlt haben?

Teilnehmermotivation ist manchmal ein nicht ganz einfaches Unterfangen. Wichtig ist in diesem Zusammenhang, damit rechtzeitig zu beginnen. Die Datenbank bietet Ihnen die Möglichkeit, diejenigen Teilnehmer anzuschreiben/anzusprechen, die ihre letzten 3 Termine verpasst haben. So erreichen Sie diese:

 

  1. MENUE -> Teilnehmer
  2. Command-Line-Befehl „Teilnehmer, gefehlt die letzten 3 Termine“

Sie können nun eine Email schreiben so, wie Sie es bei Mailshots gewöhnt sind, oder aber natürlich auch die Teilnehmer direkt ansprechen/anrufen.

Aus unserer Sicht wäre es weise, sich jeden Teilnehmer noch einmal genauer anzuschauen, bevor man ihn anspricht. Möglicherweise handelt es sich schlicht um Urlaub oder Krankheit. Es ist auch eventuell wichtig, zwischen Privat- und Firmenteilnehmern zu unterscheiden.

Wie kann ich alle oder bestimmte Mitarbeiter und/oder Trainer in einem Schwung anschreiben?

Manchmal möchte man:

  • allen Mitarbeitern an einem Standort, oder
  • allen Trainern einer Sprache, oder
  • gänzlich allen

eine Nachricht schicken, z.B. eine Info über Brückentage oder eine Betriebsfeier.

 

Der Weg dahin ist einfach:

  1. MENUE -> Adressen,
  2. CML-Befehl „Mitarbeiter anschreiben“,
  3. Schalter anklicken -> Schritt 1: Suche starten,
  4. Kriterien im Bereich Schritt 2 auswählen,
  5. Schalter „… jetzt suchen …“ anklicken  (mit dem Schalter „.. und ..“ könnten Sie auch eine zusätzliche Gruppe suchen lassen, z.B. alle am Standort 1 UND alle am Standort 3),
  6. auf den Schalter „Email“ oder „Brief“ klicken, je nachdem was Sie herstellen möchten,
  7. dann wie üblich für Mailshots verfahren.

 

Fertig!

Wo kann ich die Prospekte herstellen und editieren?

Selten gesehen deswegen vielleicht in Vergessenheit geraten:Bildschirmfoto 2015-06-05 um 13.13.00

LINGORGAN bietet die Möglichkeit, ganze Kataloge, Prospekte und einzelne Produktblätter zu
erzeugen und zu verwalten. Sie finden sie unter:

MENUE -> Dienste -> Programmübersicht

Durch Klicken auf den Pfeil „>“ rechts neben einer Produktsparte gelangen Sie direkt auf die Prospektseite und können sie dort bearbeiten.

Bildschirmfoto 2015-06-05 um 13.15.50Sie können sie verwenden, um  Prospekte für Ihren Prospektspender herzustellen, bis hin zu einem gebundenen Katalog aller Ihrer Dienstleistungen für die Weitergabe an Ihre Kontaktpersonen bei Firmenkunden.

Um einen neuen Eintrag anzulegen, müssen Sie nur die Tastenkombination STRG+N drücken (= neuer Datensatz) und rechts oben in dem kleinen grauen Kästchen unter dem Schalter „Hauptmenü“ eine Produktbezeichnung eingeben. Wir haben z.B. P01, P02, … S01, S02 … verwendet, wobei „P“ für Produkte stand und „S“ für (andere) Servicedienstleistungen.

 

Wo kann ich die bei Kursen im Internet angezeigten Texte und Preise editieren?

Diese Daten erreichen Sie auf folgende Weise:

  1. Kurs in der Kursdatei aufrufen,
  2. auf den Schalter „Web“ klicken
  3. rechts außen auf den Link „Details“ klicken,
  4. dort können Sie die Texte editieren. Sie werden sofort im Internet veröffentlich.

 

Es wäre allerdings aufwändig, wenn Sie für jeden Kurs die Daten manuell eintragen müssten, bevor er online geht. Tatsächlich hängen die Daten ab von den Voreinstellungen des entsprechenden Kurstyps. Immer wenn Sie in einem Kurs den Kurstyp z.B. auf „Abendkurs“ oder „Einzeltraining“ oder was auch immer stellen, übernimmt der Computer die Daten für die Internettexte aus den Voreinstellungen dieser speziellen Kursform. Sie erreichen sie wie folgt:

 

  1. Menue aufrufen
  2. Schalter „Voreinstellen“ anklicken
  3. Schalter „Kurstypen & Bedingungen“ anlicken
  4. entsprechenden Kurstyp im Feld „Kurstyp“ suchen lassen
  5. Schalter „Web“ anklicken

 

Wenn Sie die Daten also in der Voreinstellungsdatei korrekt eingestellt haben, müssen Sie sich nie Gedanken um die Inhalte im Internet machen. Sie sind dann immer von Anfang an korrekt.

Wenn Firmen Teilnehmer in offene Kurse schicken, wie kann man den Firmen dann trotzdem Informationen über die Entwicklung des Teilnehmers geben?

Für (geschlossene) Firmenkurse stehen Firmen eine ganze Reihe von Auswertungsmöglichkeiten zur Verfügung:

  • F110 vergangene Termine eines Kurses
  • F121 Absagen in einem Kurs
  • F190/F191 pädagogische Karte
  • F320 ausführlicher pädagogischer Bericht
  • F321 detaillierter Bericht über Anwesenheiten

und viele mehr.

Für Teilnehmer in offenen Kursen steht Ihnen die Information F519 zur Verfügung, die Sie, je nach Vereinbarungen, Firmen zur Verfügung stellen können. Gehen Sie dafür auf folgende Weise vor:

  1. rufen Sie den entsprechenden Kurs auf,
  2. klicken Sie unten links auf den Schalter „Teilnehmer“.
  3. klicken Sie auf den schwarzen Pfeil in der Spalte „∑“, der sich in der gleichen Reihe wie der Teilnehmernahme befindet.
  4. Wir würden empfehlen neben der F519 im Bedarfsfall auch noch den Lehrplan (F474) mitzuschicken. Diesen erreichen Sie im Kurs, wenn Sie unten rechts auf den Schalter „Kursinfo“ klicken und danach auf den grauen Schalter „Programm“.

Wie können wir Trainern Nachrichten über ihre Kurse zukommen lassen, die sie dann über den online Zugriff sehen können?

Informationen wie z.B. „Progress Check“, „Feedback“ und viele andere können Sie bei Kurse -> Interna -> Milestones eintragen. Wird der entsprechende Termin erreicht, wird die Information automatisch auf allen Trainer-relevanten Layouts angezeigt. D.h. konkret:

  • auf den Trainer-Einsatzplänen (F101, F102, F103)
  • in den per Email versandten Termininformationen
  • im Teachers Terminal auf jeder Seite, wo auch die Termininformation angezeigt wird.

 

Sie können aber auch noch spezielle Terminnachrichten hinterlassen. Das kann z.B. sein „bitte neue Bücher vorher im Center abholen“ oder „bitte Teilnehmer darauf hinweisen, dass diese Woche die Anmeldung für die Prüfungen ausläuft„, aber auch jeder andere Nachricht, die Sie wollen.

 

So erreichen Sie sie:

  1. Kurs in Kursdatei aufrufen
  2. auf Schalter „Termine“ klicken
  3. links auf dem schwarzen Pfeil vor dem entsprechenden Datum klicken
  4. auf den Schalter „Trainerinfo“ klicken
  5. Text schreiben

Fertig!

Die Info wird nur an diesem Tag respektive bei Infos zu diesem Tag angezeigt.